Pflegeversicherung 2025
Zum 1. Juli 2025 trat eine bundesweit einheitliche Neuregelung in Kraft, die insbesondere für Unternehmen mit eigener Lohnabrechnung eine Herausforderung darstellt: Beginn und Ende jeder sozialpflegeversicherungspflichtigen Beschäftigung müssen ab sofort innerhalb von sieben Kalendertagen digital gemeldet werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Abrechnung intern erfolgt oder extern durch einen Dienstleister – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Was steckt dahinter?
Ziel der neuen Vorschrift ist es, die Elterneigenschaft der Beschäftigten frühzeitig zu erfassen, um den korrekten Beitragssatz zur Pflegeversicherung automatisch berechnen zu können. Dies erfordert nicht nur eine präzise Lohnabrechnung, sondern auch ein stringentes Onboarding.
Warum es für die Payroll jetzt eng wird
Die Einhaltung der neuen Meldefrist setzt eine nahtlose Verzahnung zwischen HR und Payroll voraus. Besonders bei kurzfristigen Einstellungen oder beim Wechsel zwischen Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigungen kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die benötigten Daten nicht rechtzeitig vorliegen. Auch bei technischen Systemwechseln oder unklaren Zuständigkeiten drohen Meldeverstöße.
Wichtiger Stichtag: Initialmeldung bis 31.12.2025
Für alle zum 1. Juli bereits beschäftigten Mitarbeiter gilt eine Übergangsregelung: Eine einmalige Initialmeldung muss bis spätestens 31. Dezember 2025 erfolgen. Unternehmen, die diese Frist verpassen, riskieren unnötige Rückfragen der Krankenkassen oder sogar Bußgelder wegen verspäteter Meldung.
So meistern Sie die neue 7-Tage-Meldepflicht
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Onboarding-Checkliste aktualisiert?
Steuer-ID, Geburtsdatum und Eintrittsdatum bei Vertragsunterzeichnung einholen. -
Klare Verantwortlichkeiten definiert?
Wer meldet – HR oder Payroll? Rollen und Workflows müssen klar geregelt sein. -
Digitale Prozesse eingerichtet?
Meldeverfahren über sv.net oder systemintegrierte Lösung vorbereiten. -
Dienstleister eingebunden?
Beim Outsourcing sicherstellen, dass Fristen vertraglich geregelt sind. -
Bestandsmitarbeiter erfasst?
Initialmeldung aller sv-pflichtigen Beschäftigten bis 31.12.2025 planen. -
Kommunikation mit BZSt sichergestellt?
Rückmeldungen zur Kinderzahl werden künftig automatisiert an den Arbeitgeber übermittelt – Systemintegration prüfen. -
Risikoanalyse durchgeführt?
Was passiert bei einem Verstoß? Interne Prozesse auf Sanktionen und Meldeverzug hin prüfen.
Schon gewusst?
Elektronischer PKV-Datenaustausch ab 2026
Ab dem 1. Januar 2026 startet der elektronische Datenaustausch für Beiträge zur privaten Krankenversicherung (PKV). Die Übermittlung erfolgt künftig automatisiert über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in das ELStAM-Verfahren. Allerdings wirft das neue Verfahren schon jetzt einige Fragen auf, die wir uns nachfolgend näher ansehen.
Falsche Personalentscheidungen
Fehlbesetzungen sind kein Schönheitsfehler, sondern ein echter Risikofaktor – finanziell, kulturell und strategisch.
Neue Pfändungsfreigrenzen seit 1. Juli 2025
Ab dem 1. Juni 2025 gilt eine wichtige Neuregelung im Mutterschutzgesetz: Künftig erhalten auch Frauen Mutterschutzleistungen nach einer Fehlgeburt