Die digitale PKV-Meldung

Seit Jahresbeginn ist  die private Krankenversicherung in der Lohnabrechnung digital, denn die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung werden von den privaten Versicherungsunternehmen an die Finanzverwaltung gemeldet. Die Papierbescheinigung hat allerdings noch nicht ganz ausgedient. Zudem dürften in der HR-Praxis vorerst manuelle Kontrollen und neue Diskussionen mit Mitarbeitern zum Tagesgeschäft gehören.

Das neue Verfahren

Bisher brachte oder sandte der privat krankenversicherte Mitarbeiter seine Beitragsbescheinigung per Papier, die Payroll erfasste die Beiträge und berechnete auf dieser Basis den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss. Das war transparent, manuell, fehleranfällig, aber nachvollziehbar.

Nun melden die Versicherer die relevanten Beiträge elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dort werden aus diesen Daten Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet, die der Arbeitgeber über das ELStAM-Verfahren abruft. Die Lohnsoftware verarbeitet dann die gelieferten Werte.

Der entscheidende Punkt: Der Arbeitgeber arbeitet mit dem, was von außen via ELStAM zu ihm kommt. Wenn die Versicherer saubere, vollständige und korrekte Daten melden, ist das Verfahren eine echte Entlastung. Tun sie das nicht, beginnen die Probleme im Lohnbüro.

Das Widerspruchsrecht

Besonders heikel ist das Widerspruchsrecht. Jeder Versicherungsnehmer kann der Datenübermittlung durch seine private Krankenversicherung an das BZSt widersprechen. Tut er das, gibt es keine ELStAM-Merkmale für die PKV. Der Arbeitgeber kann dann keinen steuerfreien Zuschuss über die Lohnabrechnung berücksichtigen – mit allen Folgen für das Brutto und Netto des betroffenen Beschäftigten.

In diesem Zusammenhang tut proaktive Kommunikation not, die Mitarbeiter müssen schlicht über dieses Risiko informiert werden. Außerdem muss die Personalabteilung dafür sorgen, dass sie im Falle eines Falles von solchen Widersprüchen rechtzeitig erfährt, um rasch im Sinne des Beschäftigten handeln zu können.

Der Haken „Widerspruch“ bei der Versicherung ist also aus Arbeitnehmersicht kein harmloses Datenschutz-Statement, sondern eine Entscheidung mit spürbaren finanziellen Folgen.

Fehlerhafte Zuschussberechnung

 ELStAM-PKV-Daten bestehen aus nackten Beitragswerten. Sie enthalten keine Infos zu den Tarifen der privaten Krankenversicherung, etwaigen Zusatzbausteinen oder über Personen, die in einem Familienvertrag mit drin sind. Diese Transparenz muss sich die Personalabteilung verschaffen, denn sie trägt die Verantwortung für eine korrekte Zuschussberechnung zur PKV.

Manche Versicherer dürften die Beiträge inkl. Chefarztbehandlung, Einzelzimmervereinbarung und weiterer Zusatzbausteine melden, obwohl nur die Basisversicherung zuschussfähig ist. Diese Fälle müssen dringend zeitnah identifiziert werden, um falsche Zuschüsse zu vermeiden. Das Problem: Die Lohnabrechnung darf nicht eigenhändig korrigieren, sondern muss zunächst mit den gelieferten ELStAM-Werten arbeiten, selbst wenn sich diese als falsch herausstellen. Eine Korrektur kann nur über die Finanzverwaltung erfolgen.

Rundungsprobleme

Das BZSt rundet die Beträge auf volle Euro. Bei mehreren Komponenten kann das zu spürbaren Differenzen führen und damit zu Abweichungen in der Lohnabrechnung.

Sonderfälle

Bis Ende 2027 gibt es eine Übergangsfrist für Versicherer, die aus technischen Gründen vorübergehend nicht digital melden können. Diese dürfen ein Ersatzverfahren mit Papierbescheinigungen nutzen. Somit ist nicht sichergestellt, dass alle Versicherer bereits jetzt wie vorgesehen über ELStAM melden.

Außerdem laufen Mitarbeiter mit ausländischer privater Krankenversicherung  weiterhin komplett außerhalb des neuen Verfahrens, dort bleibt alles manuell und das Papier lebt auf Dauer weiter.

Die Mischphase

Die nächsten Jahre werden für die Payroll eine Mischphase. Ein Teil der Daten kommt digital, ein Teil bleibt manuell, und an der Schnittstelle wird es hakelig. Wer hier keinen klaren Prozess und keine gute Lohnsoftware hat, öffnet Tür und Tor für Fehler.