Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern
Checkliste Payroll-Service
Diese 8 Punkte
können Ihnen die Sorgen mit Ihrer Entgeltabrechnung nehmen:
Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung
durch erfahrene Experten
INHALTSVERZEICHNIS
Wie man die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgreich auslagert
Bildquelle: stock.adobe.com
Warum Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern?
Die Lohnabrechnung in Deutschland ist sehr komplex und aufwendig. Korrekte Gehaltsabrechnungen und ein reibungsloses Meldewesen an die Träger der Sozialversicherung und die Finanzbehörden sind eine anspruchsvolle Aufgabe. Kommt es zu Fehlern, so haften Sie als Arbeitgeber. Das kann sehr, sehr teuer werden, gerade im sensiblen Bereich der Sozialversicherung sind gewaltige Beitragsnachzahlungen plus satter Verzugszinsen nicht selten. Doch auch der Fiskus hat wenig Humor: Neben hohen Steuernachzahlungen kann es auch zu Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung kommen.
Wissen Sie, wie umfangreich die permanente Fortbildung für Ihre Lohnbuchhalter ist? Ständig ändern sich Gesetze und Verordnungen in den Bereichen Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Hinzu kommt eine nahezu tägliche Flut an einschlägigen Gerichtsurteilen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Geben Sie daher Ihre Lohnabrechnung in unsere erfahrenden Hände, Payroll ist unser Kerngeschäft. Schaffen Sie sich Freiräume für andere wichtige HR-Projekte.
Kosten senken
Unsere Fachleute leben Payroll, sie kennen jede Variante und jedes mögliche Problem der Gehaltsabrechnung. Wir arbeiten schnell, effizient und mit modernster Software. Deshalb können wir Ihnen sehr attraktive Preise anbieten. Sie sparen also bares Geld.
Risiko Fachkräftemangel senken
Wer seine Lohnbuchhaltung inhouse durchführt, benötigt dafür gut ausgebildete Sachbearbeiter. Doch sind „Payroller“ in unserem Land zu Mangelware geworden. Was tun Sie, wenn Ihre Lohnbuchhalterin längere Zeit krank ist oder wenn Ihre Lohnbuchhalter gar kündigt? Wer die Entgeltabrechnung klug auslagert, hat diese Probleme nicht. Er spart auch an dieser Stelle Geld – und enormen Aufwand für die Suche nach geeigneten internen Fachleuten.
Fehler vermeiden
Auch der besten Fachkraft unterlaufen Fehler. Das kann sehr teuer werden, auch durch zeitintensive Fehlersuche. Wer dieses Risiko vermeiden möchte, muss viel Geld und Zeit in die Fortbildung der eigenen Lohnfachkräfte investieren – oder er lagert seine Gehaltsabrechnung zum Spezialisten aus. Viele Fachleute sehen mehr als einer, das wissen Sie. Und es gibt nichts, was unseren Experten nicht schon kennen oder erlebt haben. Diese kollektive Erfahrung ist Trumpf und vermeidet Fehler.
Was ist Payroll Outsourcing?
Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, für seine abhängig Beschäftigten jeden Monat zeitgerecht eine korrekte und vollständige Entgeltabrechnung zu erstellen und die damit verbundenen Meldepflichten umfassend und pünktlich zu erfüllen. Die praktische Umsetzung der Lohnabrechnung ist mit hohem Arbeitsaufwand verbunden und erfordert viel und stets aktuelles Fachwissen. All dies kostet Zeit und Geld – und es birgt erhebliche Haftungsrisiken.
Viele Firmen entscheiden sich aus diesen Gründen für eine Auslagerung der Payroll an externe Lohnexperten. Diese Dienstleister sind Vollprofis im Bereich der Gehaltsabrechnung, sie verfügen über enorme Fachkenntnisse und arbeiten mit den modernsten Abrechnungsprogrammen. So spart der Arbeitgeber Zeit, Geld und Risiken.
Auslagern der Personalabrechnung als Wettbewerbsvorteil
Payroll-Outsourcing: Den richtigen Anbieter finden
Pflichtenheft erstellen
Welche Leistungen soll Ihr Dienstleister erbringen? Diese auf den ersten Blick banale Frage entpuppt sich bei näherer Betrachtung als überaus komplex. Ist die Entscheidung für das Payroll-Outsourcing gefallen, so ist in einem ersten Schritt dringend zu empfehlen, alle internen Prozesse im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung zu beleuchten und sich genau zu überlegen, welche davon ausgelagert werden und welche im Unternehmen verbleiben sollen. Vergessen Sie nicht, dass Sie bei vielen Dienstleistern zunächst nur einen Basispreis erfahren – viele Leistungen kosten extra. Es gilt also, den eigenen Bedarf genau zu definieren.
Angebote einholen
Neben der Klärung der von Ihnen gewünschten Leistungen mitsamt der dafür gültigen Preise müssen Sie mit möglichen Dienstleistern auch die Kosten für Einrichtung, Schulungen etc., Grundkosten pro Jahr und auch die Kosten für fachliche oder technische Anfragen genau klären. Alle Dienstleistungen müssen auf den Angeboten transparent ausgewiesen sein, damit es später keine bösen und damit teuren Überraschungen gibt.
Wichtig sind auch feste Ansprechpartner für Ihr Unternehmen. Nicht jeder Dienstleister kann diese bieten. Wechselnde Sachbearbeiter verkomplizieren und verlangsamen die Abläufe.
Weiterhin sollten alle relevanten Haftungsfragen im Vorfeld geklärt werden. Wann haftet der Anbieter und wofür? Welche Risiken verbleiben bei Ihnen? Das sind elementare Fragen.
Entscheidung für einen Anbieter
Es ist wichtig, mehrere Angebote einzuholen, um Vergleichswerte zu haben. Die Entscheidung sollte zunächst nach harten Fakten getroffen werden. Wie sieht das Preis-Leistungsverhältnis aus? Wie transparent sind die Angebote? Welche Leistungen sind inklusive? Können unsere Anforderungen überhaupt komplett erfüllt werden? Bekommen wir feste Ansprechpartner? Sind alle Haftungsfragen geklärt?
Letztlich spielt das Vertrauen die entscheidende Rolle, es macht bei ähnlichen Leistungen den Unterschied. Achten Sie daher neben den wichtigen „hard facts“ auch auf Ihr Bauchgefühl.
Zum Blogartikel: Payroll-Outsourcing: Eine Frage des Vertrauens?
Vorteile für Ihre Mitarbeiter
- Kapazität für HR-Arbeiten
- weniger Druck
- mehr zeitliche Unabhängigkeit
Wer mit der Personalabrechnung im Unternehmen befasst ist, braucht dafür viel Zeit, Geduld und stets aktuelles Fachwissen. Er trägt hohe Verantwortung und Fehler können nicht nur teuer werden, sondern im Unternehmen auch für mächtig Ärger sorgen.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an einen fachkundigen Dienstleister outsourcen, tun sie auch Ihren HR-Fachkräften einen Gefallen – sie verschaffen Ihnen neuen Raum für wichtige HR-Arbeiten in wertschöpfenden Bereichen wie dem Recruiting. Außerdem nehmen Sie Ihren Leuten eine Menge Druck, denn die Einhaltung der vielen Termine spielt in der Entgeltabrechnung eine ebenso große Rolle wie die absolute Korrektheit aller Lohnzettel. Krankheit ist im Grunde verboten und sogar Urlaub ist nur selten komfortabel möglich. Hinzu kommt die ewige Angst vor Fehlern und deren Folgen. Das Outsourcing der Payroll bringt Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern viele Vorteile.
Full-Service Leistungen von adata
Datenerfassung und Datenpflege
Wir erfassen, prüfen und aktualisieren alle für die Personalabrechnung relevanten Daten. Da können Sie sich sicher sein.
Gehaltsabrechnung und Meldungen
Wir rechnen die Gehälter monatlich ab und machen alle notwendigen Meldungen an Behörden und Krankenkassen. Korrekt und zuverlässig.
Druck und Versand
Wir erstellen Ihre Personalabrechnungen digital oder in Papierform.
Wir versenden die Dokumente an die Personalabteilung oder direkt an jeden Mitarbeiter – ganz wie Sie wünschen.
Wir übernehmen gerne Ihre Lohnabrechnung.
Es ist nicht wichtig, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist und wie viele Beschäftigte Sie haben – wir sind für Sie da.
Wir können Payroll, das ist unser Kerngeschäft. Vertrauen Sie auf unsere Experten und verlassen Sie sich auf unsere moderne und zertifizierte Software für Gehaltsabrechnung.
Sparen Sie Zeit und Geld – wir machen den Rest.
Aktuelle Infos und Pflichten für Unternehmen mit externem Lohnbüro
Wir unterstützen Sie tatkräftig bei der Abwicklung Ihrer Entgeltabrechnung. Sie wissen, auf uns können Sie sich immer verlassen. Doch einige gesetzliche Pflichten bleiben Ihnen als Arbeitgeber erhalten – und manche kommen hinzu. Wir hoffen, dass Ihnen diese Informationen bei Ihrer täglichen Arbeit helfen.
Interview: KI hat Stärken und Schwächen!
Wir hatten die Ehre, mit dem renommierten Zukunftsforscher Jan Berger über die Auswirkungen Künstlicher Intelligenz auf die Personalarbeit zu sprechen – Prädikat „besonders wertvoll“.
Homeoffice ist „the new normal“
Der Trend zum Homeoffice ist ungebrochen, die Arbeit von zuhause aus gehört für viele Unternehmen und deren Beschäftigte inzwischen zum Alltag. Diese und weitere Erkenntnisse ergeben sich aus einer aktuellen Studie …
Sozialversicherung: Neues Meldeportal
Die elektronische Ausfüllhilfe sv.net wird ab Oktober 2023 durch das neue Meldeportal ersetzt. Auch das neue Portal wird Arbeitgeber im Rahmen ihrer Pflicht zur elektronischen SV-Datenübermittlung helfen.
Unser Expertenteam steht Ihnen mit Rat und Tat zu Seite.
Sie möchten eine Software-Demo? Sehr gerne.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
… oder auf Anregungen, Kommentare oder was Sie uns sonst noch gerne mitteilen möchten!