Payroll-Outsourcing: Eine Frage des Vertrauens?

Vertrauen ist Trumpf

Drei Viertel der Unternehmen in Deutschland lassen bestimmte Geschäftsprozesse von externen Dienstleistern erledigen, um Kosten und Aufwand zu sparen. Ganz vorne dabei sind meist IT-Arbeiten. Im Bereich Human Resources hingegen sind viele Betriebe noch immer zurückhaltender, insbesondere auf dem sensiblen Feld der Entgeltabrechnung. Dieser Trend kehrt sich jedoch gerade um – und das hat gute Gründe.

Outsourcing um jeden Preis?

Gleich zu Beginn: Die Auslagerung bestimmter HR-Prozesse ist nicht für jedes Unternehmen und nicht in jeder Situation ein geeignetes Mittel. Doch in vielen Fällen kann es ein Segen sein, etwa die komplexe Entgeltabrechnung in vertrauenswürdige Hände „nach draußen“ zu geben.

Outsourcing“ ist kein besonders schönes Wort und wer es hört, denkt schnell mit Sorge an Personalabbau, vielleicht sogar an eine konkrete Gefahr für den eigenen Arbeitsplatz. Diese Befürchtungen sind verständlich, aber zum Glück unbegründet. So bewirkt eine kluge Übergabe bestimmter Payroll-Arbeiten eine deutliche Entlastung der Fachkräfte im Betrieb und lässt ihnen Zeit für andere dringliche Arbeiten.

Trendsetter Payroll-Outsourcing

Es gibt viele Gründe, die zu einer Auslagerung der Entgeltabrechnung führen können, neben den Klassikern „Kosten“ und „Risiken“ spielen in der Praxis allerdings zunehmend andere Faktoren eine entscheidende Rolle: Krankheit und Kündigung der Lohn-Experten im Unternehmen sowie anstehende Elternzeitvertretungen – und all dies vor dem Hintergrund stetig wachsenden Fachkräftemangel in dieser Branche.

So werden Anfragen an Dienstleister für Payroll-Outsourcing oftmals aus der Not geboren, weil die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung akut bedroht ist. Die Vorboten einer solchen Lage sind oftmals Hilferufe aus einer chronisch mit vielfältigen Aufgaben überlasteten HR-Abteilung. Die meisten „Personaler“ sind neben der Entgeltabrechnung noch für etliche andere Dinge zuständig, denn die Beschäftigten im Betrieb müssen personalwirtschaftlich gewissermaßen von der Wiege bis zur Bahre begleitet werden. Allerdings frisst die zunehmende Komplexität der Payroll viele Kapazitäten – und diese Entwicklung hat sich durch die viele Fragen im Zusammenhang mit Kurzarbeit und Infektionsschutzgesetz seit Ausbruch der Pandemie nochmals verstärkt.

Vorausschauend handeln

Was liegt also näher, als sich beizeiten mit der Frage zu beschäftigen, ob eine Auslagerung der Payroll-Prozesse an spezialisierte Dienstleister eine gute Lösung für alle Beteiligten sein kann? Die Antwort kann „ja“ lauten – oder eben auch „nein“, jedes Unternehmen hat seine eigene Situation. Es ist jedoch von Vorteil, mögliche Vor- und Nachteile eines Outsourcings zur rechten Zeit gründlich abzuwägen.

Vorteile

Nachteile

Fehler in der Lohnabrechnung sind teuer – man sieht es alleine an den Nachforderungen der Betriebsprüfer für Sozialversicherung und Steuer, die alljährlich in Summe die Milliardengrenze sprengen. Die Auslagerung zu einem kompetenten Anbieter kann erhebliche Erleichterung schaffen und Risiken senken. Ein fähiger Anbieter kennt jeden Sonderfall und jede Ausnahme. Er hat Experten für jeden Fachbereich und immer Zugriff auf die neuesten gesetzlichen Entwicklungen. Auf diese Weise werden viele Fehler vermieden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung steht im Zentrum vieler anderer HR-Prozesse wie digitale Personalakte, Talentförderung oder Workforce-Management. Überträgt man die Payroll an einen Dienstleister mit weiteren Kompetenzen im HR-Bereich, so kann für HR mehr herauskommen als nur die bloße Abrechnung.

Payroll-Outsourcing ist in der Regel nur in der Einführungsphase teuer. Sind die Prozesse einmal abgestimmt, wird es merklich kostengünstiger als eine Inhouse-Lösung. Das hat zum Beispiel mit einer geringeren Fehlerquote zu tun sowie mit der starken Entlastung eigener Mitarbeiter, die mehr Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben haben.

Im Vorfeld eines Outsourcings muss zwingend eine gründliche interne Aufklärung aller Beteiligten erfolgen, betroffene Beschäftigte müssen in den Prozess einbezogen werden. Andernfalls droht die Verbreitung irrationaler Ängste im Betrieb.

Ist die Dienstleistung oder auch nur die Zusammenarbeit mangelhaft, so ist man erst einmal gefangen. Die Entgeltabrechnung ist ein „must have“, sie muss pünktlich und korrekt sein. Die Rückabwicklung eines gescheiterten Outsourcings ist eine kostspielige und nervenaufreibende Arbeit.

Ist der vereinbarte Service nicht klar formuliert oder sind Verträge oder Pflichtenhefte nicht eindeutig definiert und abgesprochen, drohen Konflikte mit dem Dienstleister.

Ist der Dienstleister ein großer Anbieter auf dem Markt oder herrscht in seinen Reihen hohe Fluktuation, so kann es zu einem häufigen Wechsel der Ansprechpartner kommen. Das schafft kein Vertrauen.

Fazit

Viele gute Gründe sprechen für das Outsourcing der Entgeltabrechnung an einen kompetenten Dienstleister. Es lohnt sich, diese Frage im Unternehmen gründlich zu diskutieren, bevor die reine (Personal-)not zu unvorbereitetem Handeln nötigt.

Die Auslagerung der Entgeltabrechnung kann allerdings auch zum Albtraum werden, wenn man nicht gut vorbereitet ist oder die Wahl auf einen unzuverlässigen Dienstleister fällt. Deshalb gilt auch und gerade im Bereich Payroll-Outsourcing in besonderem Maße der wichtigste Wert menschlichen Miteinanders: Vertrauen!

Arbeiten Sie mit einem Dienstleister zusammen, den Sie kennen. Vertrauen Sie Ihre Entgeltabrechnung einem bodenständigen Anbieter an, für den „Made in Germany“ nicht nur ein Schlagwort ist und der an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit interessiert ist – und nicht an Dumping-Angeboten für das schnelle Geld.

Vertrauen ist Trumpf!