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Ab dem 1. Januar 2026 startet der elektronische Datenaustausch für Beiträge zur privaten Krankenversicherung (PKV). Die Übermittlung erfolgt künftig automatisiert über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in das ELStAM-Verfahren. Allerdings wirft das neue Verfahren schon jetzt einige Fragen auf, die wir uns nachfolgend näher ansehen.
Risiken bei der Zuschussberechnung
Die gute Nachricht: Papierbescheinigungen gehören bald der Vergangenheit an. Die schlechte Nachricht: Der elektronische Datensatz ist selbst dann bindend, wenn er unvollständig oder fehlerhaft ist.
Ein zentrales Problem betrifft die Zusammensetzung der übermittelten Beiträge. Viele Versicherer senden offenbar den Gesamtbeitrag, also inklusive nicht zuschussfähiger Anteile wie Einzelzimmer oder Chefarztbehandlung. Diese Zusatzversicherungen sind für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss jedoch nicht relevant. Ohne Prüfung der gelieferten Werte drohen steuer- und beitragsrechtliche Fehler.
Hinzu kommen Rundungsdifferenzen: Das BZSt rundet Beiträge auf volle Euro. Geringfügige Abweichungen bleiben laut Finanzverwaltung zwar unbeachtlich. Doch wie verhält sich das, wenn sich aus mehreren Rundungsfehlern systematische Nachteile oder Vorteile ergeben?
Steuerpflicht durch Widerspruch
Besonders problematisch wird es, wenn Arbeitnehmer der Datenübermittlung an das BZSt widersprechen – etwa aus Datenschutzgründen. In der Folge darf der Arbeitgeber den Zuschuss nicht mehr steuerfrei gewähren. Damit entfällt nicht nur der Steuervorteil, sondern nach aktueller Interpretation auch die Sozialversicherungsfreiheit.
Der Zuschuss erhöht dann das Bruttoentgelt, was wiederum zu einem höheren Zuschussanspruch führt. Dieser ist erneut steuer- und beitragspflichtig. Eine Berechnungsspirale, die in der Praxis kaum sauber abbildbar ist.
Nicht alle Versicherer sind startklar
Bis Ende 2027 gilt eine Übergangsfrist. Einige Versicherer steigen voraussichtlich erst ab November 2026 ein. Auch für ausländische Versicherungen (z. B. bei Grenzgängern) bleibt der elektronische Austausch ausgeschlossen. In diesen Fällen sind Arbeitgeber weiter auf Papierbescheinigungen angewiesen.
Worauf Sie ab 2026 achten müssen
- ELStAM-Werte regelmäßig prüfen:Stimmen die elektronischen Beiträge mit den realen Zuschüssen überein?
- Zusatzversicherungen identifizieren:Ist der gemeldete Beitrag zuschussfähig oder nicht?
- Rundungsdifferenzen dokumentieren:Klein, aber potenziell folgenreich.
- Widerspruch erkennen und reagieren:Steuerfreie Zuschüsse dürfen dann nicht mehr gewährt werden.
- Übergangsregelungen beachten:Papierbescheinigungen bleiben bis Ende 2027 relevant.
Fazit
Der elektronische PKV-Datenaustausch entlastet formal, bringt aber neue operative Herausforderungen mit sich. Die Arbeitgeber bleiben in der Verantwortung, sowohl bei der Zuschussprüfung als auch bei möglichen Widersprüchen. Eine enge Abstimmung mit Softwareanbietern und klare interne Prozesse sind ab 2026 unerlässlich, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
FAQ: Elektronischer PKV-Datenaustausch in der Praxis
Müssen Arbeitgeber elektronische Beiträge blind übernehmen?
Nein. Auch wenn die ELStAM-Werte formal bindend sind, bleibt der Arbeitgeber in der Pflicht, unplausible oder fehlerhafte Angaben zu prüfen.
Was passiert bei fehlerhaften Zuschüssen aufgrund falscher Daten?
Falsche Zuschüsse können zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Nachforderungen führen. Im Zweifel haftet der Arbeitgeber, nicht der Versicherer oder das BZSt.
Wie erkenne ich, ob ein Arbeitnehmer widersprochen hat?
Das ELStAM-System enthält entsprechende Sperrvermerke. Diese müssen aktiv in der Lohnsoftware geprüft werden.
Können Arbeitnehmer ihren Widerspruch zurücknehmen?
Ja. Ein Widerruf ist möglich, allerdings muss der Arbeitgeber die steuerfreie Gewährung dann neu prüfen und rückwirkend korrekt erfassen.
