Wir sprachen mit der langjährigen adata-Mitarbeiterin Carola Leipner-Geils über ihre ersten Erfahrungen mit der eAU. Die renommierte Entgeltexpertin hat außerdem viele nützliche Tipps für die Praxis auf Lager.
Liebe Carola, nun ist die eAU in der gelebten Realität angekommen. Gibt es schon erste Rückmeldungen seitens der Kunden und wie sehen diese aus?
Noch ist es einigermaßen ruhig. Allerdings stellen schon manche Kunden fest, dass sie eine Software für den Abruf benötigen und technisch noch nicht entsprechend aufgestellt sind. Die ersten Hilfeschreie kommen also und oft geht es dabei auch um die genaue Umsetzung der eAU in unserem Verfahren – denn auch dies will gekonnt angewendet werden (lacht). Doch wir helfen immer gerne, das ist Ehrensache.
Zudem stellen einige Arztpraxen offenbar weiterhin Papierbescheinigungen zur Vorlage beim Arbeitgeber aus. Aus Kundenkreisen weiß ich, dass etliche Arbeitgeber auch aufgrund dieses Phänomens noch immer nicht an die Teilnahme am eAU-Verfahren denken. Außerdem sind viele Personalabteilungen noch mit den Nachwehen der Jahresabschlussarbeiten beschäftigt. Doch das böse Erwachen wird leider kommen, denn dem neuen eAU-Verfahren kann kein Arbeitgeber auf Dauer ausweichen.
Welche Fehler werden in Zusammenhang mit der eAU Deiner Erfahrung nach am häufigsten gemacht?
Zunächst werden einige Fehler im Zusammenhang mit unserer Software gemacht, zum Beispiel mit Blick auf bestimmte Konfigurationen, die im Vorfeld vorzunehmen sind. Hierzu haben wir sehr gute Schulungsunterlagen, die jeder Kunde bei Problemen abrufen kann.
Im eAU-Verfahren selbst gibt es zum Beispiel oftmals Probleme bei der Anforderung der Folgebescheinigungen bei den Krankenkassen. Vielen Anwendern ist nicht klar, dass zwingend der Folgetag des letzten Krankheitstages der Erstbescheinigung als „Trigger“ für die Folgeabfrage zu verwenden ist. Es genügt also nicht, lediglich das Ende-Datum der Erstbescheinigung auf das Ende-Datum der Folgebescheinigung zu verlängern.
Und schließlich haben viele Kunden ihre Mitarbeiter nicht über die eAU informiert. Im Ergebnis wissen diese oftmals nicht, was sie bei einer Krankschreibung nun zu tun haben. Sie sehen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr, weil der Arzt die Daten ja nur noch elektronisch an die Krankenkassen sendet. Dann rufen sie – im Idealfall – ihren Arbeitgeber an und erinnern sich nicht mehr an den Beginn und/oder das Ende der Krankschreibung. All das ist auch verständlich, denn wenn man krank ist, ist man oft nicht richtig auf der Höhe. Und dann soll man sich noch Krankheitsdaten merken?
Welche Praxistipps hast Du für Unternehmen und ihre Beschäftigten mit Blick auf die eAU?
Zunächst ist es sehr wichtig, dass die internen Prozesse klar festgelegt sind und die Beschäftigten wissen, was sie ihren Betrieben überhaupt mitteilen müssen, wenn sie krank sind. Klar muss auch sein, an wen genau sie ihre Krankheitsdaten weitergeben. Dieser Ansprechpartner muss in der Folge zwingend dafür sorgen, dass die Daten an die richtigen Stellen weitergegeben werden, also die Zeiterfassung und die Payroll. All diese Prozesse müssen sitzen, sonst kommt es andauernd zu Fehlern.
Nächster Punkt: Solange manche Ärzte noch Bescheinigungen per Papier erstellen, würde ich diese auch nutzen und die Mitarbeiter bitten, sie weiterhin einzureichen. Parallel würde ich den elektronischen Abruf vornehmen und die Daten abgleichen. Dieses Vorgehen verschafft Sicherheit.
Insgesamt sollten wir alle offen für diese Veränderung sein – es gibt immer Startschwierigkeiten in einem neuen Verfahren, das ist normal. Ich kann mich noch sehr gut an die Einführung von ELStAM erinnern. Da wurde auch viel geschimpft, heute wird es selbstverständlich in den Ablaufplan integriert.
Es wird sich alles einspielen. Wir werden die Vorteile erkennen. Den Krankenkassen stehen in Zukunft alle Unterlagen zur Verfügung, davon profitieren auch die Arbeitgeber. Denken Sie zum Beispiel an das Thema „Vorerkrankungsabfrage“, da werden die Rückmeldungen inhaltlich aussagekräftiger. Schauen wir also zuversichtlich nach vorn!
