Moderne Zeitwirtschaft

Moderne Zeitwirtschaft

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Flexibel arbeiten, zuverlässig dokumentieren

Unsere Arbeitswelt wird immer flexibler, eine wachsende Zahl an Beschäftigten arbeitet inzwischen mehr oder weniger von überall aus – und dies zu oftmals sehr eigenwilligen Zeiten. In diesem Zusammenhang gewinnt das Thema Zeitwirtschaft selbstverständlich weiter an Bedeutung, denn das dezentrale Arbeiten der Moderne muss zuverlässig dokumentiert sein. Aus Unternehmenssicht sprechen also viele Argumente für die Nutzung leistungsfähiger Zeiterfassungssysteme.

Moderne digitale Möglichkeiten machen das Arbeiten von zu Hause aus vielerorts zum neuen Normalzustand – und auch das postmoderne „working anywhere, together“ erfreut sich wachsender Beliebtheit. Quasi von jedem Ort des Erdballs aus an Projekten arbeiten und in nahezu vollendeter Freiheit gemeinsam erfolgreich sein, ein noch vorgestern futuristisch anmutendes Szenario ist in vielen Unternehmen bereits gelebter Alltag. Mit dieser Entwicklung vollzieht sich auch eine Veränderung der Bewertung von Arbeitszeit, die reine Anwesenheit verliert an Bedeutung. Entscheidend wird vielmehr, für welche Projekte die Arbeitszeit verwendet wird. Im Kern wird also mehr die Effizienz dokumentiert als die Präsenz. In der Folge findet auch das Thema Vertrauensarbeitszeit immer mehr Freunde. Am Ende zählt das Ergebnis, der zeitliche Einsatz wird von vielen Managern nicht mehr als der entscheidende Faktor gesehen.

Schöne neue Arbeitswelt?

Eine schöne neue Welt also, flexibel mit Blick auf Arbeitsort und Arbeitszeit, das Vertrauen steht im Mittelpunkt und am Ende zählt vor allen Dingen der Erfolg. Und doch birgt diese neue Gegenwart auch Gefahren. Da werden am späten Abend nochmals die Mails aus dem Büro gecheckt und zwei Fragen von Kollegen via Whatsapp beantwortet. Samstags am See ruft der Chef kurz durch und sogar im Urlaub hat die Abteilungsleiterin ein dringendes Anliegen, das nicht warten kann. Die Verschmelzung von Berufs- und Privatleben nimmt zu und unter dem Strich wird inzwischen oftmals mehr gearbeitet als zu den guten analogen Zeiten im Büro. Menschen finden keine wirkliche Erholung mehr, sie brennen aus – mit allen möglichen Folgen für die Gesundheit und auch für die Arbeitsergebnisse.

Derartigen Auswüchsen muss zum Wohle aller Beteiligten rechtzeitig begegnet werden, auch und gerade die Arbeitgeber sind hier gefragt. Ein modernes Zeiterfassungssystem ist an dieser Stelle eine unentbehrliche Unterstützung. Es bewahrt Beschäftigte und Arbeitgeber vor dem permanenten Bruch der Arbeitszeitgesetze, es dokumentiert jede Überstunde und sichert zudem lückenlos etwaig anfallende Zeitzuschläge zuverlässig ab. Es gibt zudem noch weitere starke Gründe für ein leistungsstarkes System zur Zeiterfassung – und kaum ein Argument dagegen.

Zeiten zuverlässig erfassen

Auch 2022 werden die Arbeitsstunden in vielen Betrieben noch via Excel, Papier oder auch einfach gar nicht aufgezeichnet. Somit fehlt es nicht nur an der notwendigen Transparenz mit Blick auf die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und der gesetzlich vorgeschriebenen Höchstgrenzen, es gibt auch keine belastbare Erfassung der Fehlzeiten wie Krankheit oder Urlaub und keine verlässlichen Daten für die Lohnabrechnung.

Weiterhin schützt die präzise Dokumentation aller Anwesenheits- und Fehlzeiten sowohl den Arbeitgeber als auch die Beschäftigten, man denke hier zum Beispiel an das in Zeiten von Homeoffice und „working everywhere“ nochmals verkomplizierte Thema Arbeitsunfall. Ferner sind arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen keine Seltenheit und auch hier bieten verlässliche Daten wichtige Argumente, wenn es beispielsweise um das Thema Mehrarbeit oder Zeitzuschläge geht.

Nicht vergessen werden sollte in diesem Zusammenhang das bekannte Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), welches die Arbeitgeber in den EU-Staaten zur Erfassung aller Arbeitszeiten mit „geeigneten Zeiterfassungssystemen“ verpflichtet. Im Zentrum des Urteils stehen die Rechte der Beschäftigten, möglichst niemand soll unbezahlt Überstunden leisten müssen oder mit Arbeitszeiten jenseits gesetzlicher Grenzen belastet werden. Die nationale Interpretation dieses Richterspruchs steht zwar noch immer aus, doch sie wird kommen.

Ein intelligentes System der Zeiterfassung mitsamt aller Fehlzeiten bedeutet auch eine erhebliche Erleichterung für die Entgeltabrechnung. Die Daten können direkt in die Berechnung einfließen, nichts wird vergessen. Die Personalabteilung wird auch insgesamt entlastet, wenn die Beschäftigten über ein Mitarbeiter-Portal ihre Fehlzeiten wie Urlaub selbst eintragen können.

 

Fazit

Moderne Zeitwirtschaft ist mehr als nur die reine Dokumentation von „kommt“ und „geht“. Sie hilft der Personalabteilung, sie schafft Transparenz, sie sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ab. Und sie ist ebenso im Home-Office oder von unterwegs aus per Handy einsetzbar. Intelligenten Methoden der Zeiterfassung unterscheiden zwischen Homeoffice und berücksichtigen die steuerlich absetzbare Pauschale für „Homeworker“. Sie sind in der Lage, jede Minute an Arbeitszeit auf bestimmte Projekte und Kostenstellen zu buchen. Sie schaffen Sicherheit für alle Beteiligten und decken auch die anstehenden höchstrichterliche Vorgaben durch das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Erfassung von Arbeitszeiten ab.