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Alles locker – oder was?
Lohnsteuer-Außenprüfungen werden seit Jahresbeginn einfacher durchgeführt, neue Regelungen machen das möglich. Erklärtes Ziel der nun gelockerten Vorschriften ist eine deutliche Ersparnis an Zeit und Aufwand für alle Beteiligten. Doch worum geht es konkret?
Jedes Unternehmen kennt das: in regelmäßigen Abständen prüft das Finanzamt sämtliche Gehaltsabrechnungen der vergangenen drei bis fünf Jahre auf Herz und Nieren, um die korrekte Erhebung und Abführung der Lohnsteuer für alle relevanten Entgeltbestandteile festzustellen. Dieses Procedere ist sowohl für die Prüfer als auch für die beteiligten Mitarbeiter des Unternehmens sehr zeit- und nervenraubend – und führt in vielen Fällen zu Nachforderungen.
Der Gesetzgeber hat nun für eine Modernisierung dieser Prüfungen gesorgt, alle Vorgaben dazu finden sich in dem sehr wortreich und komplex betitelten „Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts“ und sind seit 1. Januar 2023 wirksam.
Im Einzelnen geht es um die folgenden Änderungen:
- Nutzung von Videokonferenz: Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen sollen weiterhin die zu Pandemiezeiten eingeführten Besprechungen via Videokonferenzen genutzt werden.
- Flexibler Einsatzort: Die Prüfer dürfen fortan von einem beliebigen Ort aus prüfen und die Prüfungsergebnisse auch digital aufbewahren. Dies ist natürlich nur bei Vorliegen entsprechender technischer und datenschutzrechtlicher Voraussetzungen möglich, insbesondere mit Blick auf die zur Prüfung notwendigen digitalen Daten.
- Buchführung in mehreren EU-Staaten: Bisher durfte die elektronische Buchhaltung nur in einem EU-Staat geführt und aufbewahrt werden, eine Ausdehnung auf mehrere EU-Länder musste von den Finanzbehörden genehmigt werden. Nun ist die Führung der Bücher in mehreren Mitgliedsstaaten der EU ohne Zustimmung des Fiskus möglich.
- Datenverarbeitung: Neu ist auch die Möglichkeit, Daten in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzämter übertragen werden können. Die Lohnsteuer-Außenprüfer können die Daten anschließend über eine Cloud herunterladen und prüfen.
