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Seit Neujahr ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung mit Blick auf die Daten aus der Payroll grundsätzlich verpflichtend. Doch wird dieser Umstand nicht überall besonders ernst genommen, denn es gibt die Möglichkeit einer Befreiung von dieser Pflicht bis sage und schreibe Ende 2026!
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) vereinfacht den Prozess der Betriebsprüfung durch die vorgelagerte Übermittlung prüfrelevanter Daten aus der Payroll und der Finanzbuchhaltung an die Prüfer der Rentenversicherung. Diese können damit im Vorfeld des eigentlichen Prüfungstermines schon vieles vorbereiten.
Mit Blick auf die Übermittlungsmodalitäten dieser Daten besteht jedoch ein großer Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Die digitale Übertragung der Fibu-Daten bleibt nämlich weiterhin freiwillig, während dieser elektronische Prozess bei den Entgeltdaten vorgeschrieben ist. Konkret müssen seit Beginn dieses Jahres alle prüfungsrelevanten Payroll-Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden. Allerdings können Arbeitgeber sich von dieser Pflicht durch einen formlosen Antrag beim RV-Träger bis zum 31. Dezember 2026 befreien lassen.
Dasselbe gilt auch für ergänzende Bescheinigungen und Nachweise zur Gehaltsabrechnung wie Immatrikulationsbescheinigungen oder spezielle Nachweise für Minijobber. Diese müssen bereits seit 1. Januar 2022 elektronisch geführt und übermittelt werden. Doch auch aus dieser Pflicht kommt der Arbeitgeber auf Antrag bis Ende 2026 heraus. Da darf man sich die Frage stellen, wie genau es die Arbeitgeber mit diesen neuen Pflichten nehmen werden.
Grundsätzlich bietet die euBP für alle Beteiligten Vorteile. Die Prüfer können durch die elektronischen Übermittlungen der relevanten Daten die Prüfung von ihrem Büro aus durchführen und oftmals auch abschließen – ein Termin vor Ort dürfte in der Praxis regelmäßig nicht mehr notwendig sein. In diesen Fällen wird das Prüfergebnis von der Rentenversicherung digital zur Verfügung gestellt und vom geprüften Unternehmen über das euBP-Modul in seinem Payroll-Verfahren abgeholt. Beide Seiten können sich also viel Zeit und damit Kosten sparen.
