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Auslagerung der Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist gerade in Deutschland eine zunehmend komplizierte Sache – ständige Änderungen inbegriffen. Eine korrekte monatliche Abrechnung ist deshalb zu einer echten Herausforderung geworden und bei Fehlern drohen hohe Strafzahlungen. Hinzu kommt, dass es immer schwieriger wird, kompetente Lohnexperten einzustellen oder zu halten. Vor diesem Hintergrund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine Auslagerung ihrer Lohnabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister – und diese Entscheidung ist meist richtig!
Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist verpflichtet, allmonatlich die Gehälter seiner Beschäftigten zu berechnen, die Nettobeträge auszuzahlen und sämtliche Beiträge zur Sozialversicherung und die aufgelaufene Lohnsteuer an die betreffenden Stellen abzuführen. Hinzu kommen das komplizierte SV-Meldewesen und die betriebliche Altersversorgung, ferner die korrekte Berechnung sämtlicher Benefits, die Bearbeitung von Pfändungen und Weiteres. Eine Menge Arbeit also, um den gesetzlichen Erfordernissen Genüge zu tragen.
Wer die Entgeltabrechnung im eigenen Haus durchführt, benötigt neben einer leistungsfähigen Spezialsoftware insbesondere gut ausgebildete Lohnexperten, doch die sind in Deutschland erstens rar und zweitens teuer geworden. Diese Spezialisten dürfen nicht längerfristig ausfallen oder kündigen, weil ansonsten die gesamte Payroll in Gefahr gerät. Und sie müssen sich permanent fortbilden, um stets auf dem Laufenden zu sein.
Viel Aufwand also im Lichte hoher Haftungsrisiken sowie der fortwährenden Unsicherheit, im Krankheits- oder Kündigungsfall keinen adäquaten Ersatz zu bekommen. Diese Situation ist für viele Unternehmen nicht nur belastend, sondern auch teuer und zeitaufwendig. Deshalb lohnt es sich, über das Outsourcing der Entgeltabrechnung nachzudenken. Es hat nämlich eine Reihe an handfesten Vorteilen, wenn man die Lohnbuchhaltung extern erledigen lässt.
Kosten
Spezialisierte Dienstleister kennen jede Variante und jedes mögliche Problem der Gehaltsabrechnung. Sie arbeiten schnell, effizient und mit modernster Software. Deshalb können sie in der Regel sehr attraktive Preise anbieten.
Fachkräftemangel
Wer seine Lohnbuchhaltung inhouse durchführt, benötigt dafür gut ausgebildete Sachbearbeiter. Doch sind „Payroller“ in unserem Land zu Mangelware geworden. Doch was passiert, wenn die Lohnbuchhalterin längere Zeit krank ist oder eine Fachkraft gar kündigt? Wer die Entgeltabrechnung klug auslagert, hat diese Probleme nicht.
Fortbildung Lohnbuchhalter
Die permanente Fortbildung für Lohnbuchhalter ist aufwendig und teuer, doch sie muss sein. Ständig ändern sich Gesetze und Verordnungen in den Bereichen Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Hinzu kommt eine nahezu tägliche Flut an einschlägigen Gerichtsurteilen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Die Übergabe der Lohnabrechnung an einen erfahrenen Dienstleister kann hier Abhilfe schaffen.
Personalabteilung
Wer seine Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister auslagert, tut womöglich auch seinen HR-Fachkräften einen Gefallen – denn diese haben plötzlich neuen Raum für wichtige HR-Arbeiten in wertschöpfenden Bereichen wie dem Recruiting. Außerdem sinkt der interne Druck, denn die Einhaltung der vielen Termine spielt in der Entgeltabrechnung eine ebenso große Rolle wie die absolute Korrektheit aller Lohnzettel. Krankheit ist im Grunde verboten und sogar Urlaub ist nur selten komfortabel möglich. Hinzu kommt die ewige Angst vor Fehlern und deren Folgen.
Fehler
Auch der besten Fachkraft unterlaufen Fehler. Das kann sehr teuer werden, auch durch zeitintensive Fehlersuche. Wer dieses Risiko vermeiden möchte, für den ist das Outsourcing der Entgeltabrechnung eine gute Alternative. Viele Fachleute sehen mehr als einer und versierte Dienstleister kennen jeden Sonderfall. Diese kollektive Erfahrung ist Trumpf und vermeidet Fehler.
Haftung
Kommt es zu Fehlern, so haftet der Arbeitgeber. Das kann sehr teuer werden, gerade im sensiblen Bereich der Sozialversicherung sind gewaltige Beitragsnachzahlungen plus satter Verzugszinsen nicht selten. Doch auch der Fiskus hat wenig Humor: Neben hohen Steuernachzahlungen kann es auch zu Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung kommen. Wird die Lohnabrechnung in erfahrene externe Hände gegeben, so kann dieses für Fehler in Mithaftung genommen werden.
Fazit
In vielen Fällen ist das Outsourcing der Gehaltsabrechnung an erfahrene Experten eine sinnvolle Alternative zur inhouse-Lösung.
Gut zu wissen:
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