Heute sind wir mit Olaf selbst im Gespräch. Wir haben ihn zum Thema Payroll-Outsouring befragt. Seine Antworten sind wie immer entwaffnend ehrlich. Doch lesen Sie selbst.
Lieber Olaf, immer wieder geraten Personalabteilungen in schwere Gewässer, weil ihre Fachkraft für Entgeltabrechnung erkrankt oder kündigt. Könnt ihr Betrieben in solcher Not kurzfristig helfen?
Das können wir und das wollen wir – immer in der für den Kunden gebotenen Weise. Einer akuten Schieflage etwa durch temporären Personalmangel muss anders begegnet werden als dem ausdrücklichen Wunsch eines Klienten, auf Dauer seine Entgeltabrechnung in die Hände unseres Lohnbüros zu geben. Es gilt, den Kunden auf seinem Weg zu unterstützen – das ist unsere oberste Maxime. Doch eine gewisse Tendenz zum Payroll-Outsourcing lässt sich nicht verhehlen.
Das Thema Haftungsrisiken spielt in der Payroll eine große Rolle. Von welchen Haftungsrisiken können sich Unternehmen durch Auslagerung ihrer Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister befreien?
Eines ist immer klar: Auch wenn ein Unternehmen seine Lohnbuchhaltung outsourct, bleiben ihm Verpflichtungen. Der Arbeitgeber hat eine Mitwirkungspflicht, er muss seinem Dienstleister zum Beispiel alle entgeltrelevanten Stamm- und Änderungsdaten schlicht zeitgerecht und fehlerfrei mitteilen, sonst kann dieser keine korrekten Abrechnungen durchführen. Doch ist der Arbeitgeber von vielen komplexen Arbeiten rund um die Entgeltabrechnung befreit – und das mindert natürlich auch sein Haftungsrisiko.
Alle Dienstleistungen und die beim Arbeitgeber verbleibenden Aufgaben werden bei Vertragsbeginn genau besprochen und schriftlich festgehalten. Da kann eigentlich nichts schief gehen.
Viele Personalabteilungen würden ihre Payroll gerne outsourcen, scheitern aber bei der Unternehmensleitung an der Angst vor unzureichender Betreuung der Mitarbeiter durch das externe Lohnbüro – und sogar an datenschutzrechtlichen Bedenken. Wie entgegnest Du solchen Vorbehalten?
Ein externer Abrechner ersetzt nicht die Personalarbeit im Unternehmen, er unterstützt nur in Form vorher exakt definierter Leistungen. Es ist sehr wichtig, die Aufgabenaufteilung zwischen Dienstleister und Kunden gleich zu Beginn der Zusammenarbeit sehr gründlich zu besprechen, um Missverständnisse zu vermeiden. Dazu gehört auch der Beratungsumfang durch den Dienstleister. Zusammengefasst möchte ich sagen: Payroll-Services wie unserer vollbringen eher selten Wunder. Doch sie leisten solide und wertvolle Arbeit und das ist auf lange Sicht fast mehr wert als ein Wunder, oder? (lacht).
Datenschutzrechtlich gibt es überhaupt keine Bedenken – jeder BPO-Anbieter ist in Sachen Datenschutz und Datensicherheit immer auf dem neuesten Stand und wird überdies streng geprüft.