Die Aufgaben der Lohnexperten

Die Aufgaben der Payroll werden gerne unterschätzt. Doch in Wahrheit müssen sich die Lohnexperten mit vielen Aufgaben auseinandersetzen und tragen große Verantwortung. Monat für Monat sind zahlreiche Prozesse durchzuführen, um die Entgeltabrechnung korrekt abzuwickeln. Die Sachbearbeiter üben mehrere Funktionen in Personalunion aus. 

Wer im Betrieb für die eigene Belegschaft oder als Dienstleister für andere Unternehmen die Gehaltsabrechnungen durchführt, muss eine Fülle an Gesetzen, Verordnungen, Gerichtsurteilen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen kennen – und in all diesen Bereichen immer auf dem aktuellen Stand der Dinge sein. Folglich ist eine permanente Weiterbildung Pflicht, denn es ändert sich im Prinzip andauend etwas, das es zu beachten gilt.

Nur ein paar Knöpfe drücken?

Mithin genügt es in keiner Weise, lediglich einmal pro Monat ein paar Knöpfe zu drücken und den großen Rest dem Payroll-Programm zu überlassen. Es ist zunächst einmal notwendig, zur richtigen Zeit die passenden Befehle an die Software zu geben. Zusätzlich sollte man wissen, dass auch das modernste Verfahren nur einen kleinen Teil der Aufgaben übernehmen kann, welche die Fachkraft für Entgeltabrechnung tagtäglich zu bewältigen hat.

Beratung

Wer in der Entgeltabrechnung tätig ist, muss den Beschäftigten oftmals Dinge erklären. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich Nettoentgelte vermindern. Dann muss dargestellt werden, warum eine neu vereinbarte Entgeltumwandlung oder ein kürzlich angeschaffter Dienstwagen den Auszahlbetrag verändern. Oder es wird verdeutlicht, dass die Beitragssätze zur Sozialversicherung zum Jahreswechsel angepasst worden sind. Rückfragen von oftmals aufgeregten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens gehören mehr oder weniger zu den Routineaufgaben der Abteilung Entgeltabrechnung.

Doch klopfen nicht nur die Kolleginnen und Kollegen mit Nachfragen an, auch der Betriebsrat und die Geschäftsleitung haben regelmäßig Anliegen, ebenso wie die Finanzbuchhaltung und das Controlling. Schließlich wird in der Payroll enorm viel Geld bewegt und die Personalkosten stellen üblicherweise einen guten Teil der unternehmerischen Ausgaben dar. Insbesondere Anfragen der Geschäftsleitung erfordern nicht selten erhebliche Kommunikationsstärke und manchmal auch gute Nerven, denn diese sind für strategische unternehmerische Entscheidungen oft von großer Bedeutung. Die Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung ist ohnehin elementar. Anfragen aus diesem Bereich sind meist wertvoll, weil sie zum Beispiel auf übersehene Fehler hinweisen können.

Spannungsfeld Betriebsprüfung

Werden Beiträge zur Sozialversicherung oder die Lohnsteuer falsch berechnet und kommt es in der Folge zu fehlerhaften Abführungen an die Träger der Sozialversicherung und das Finanzamt, so haftet der Arbeitgeber. Das kann sehr teuer werden und im Extremfall sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Die Fachleute für Entgeltabrechnung sind das Bollwerk gegen diese Risiken, sie stehen für einwandfreie Berechnungen.

Die Betriebsprüfer der gesetzlichen Sozialversicherung und der Finanzverwaltung finden derartige Fehler in der Regel heraus. Auch hier beugen die Payoller sachkundig vor – die Vorbereitung und Durchführung von Betriebsprüfungen liegt in ihrem unmittelbaren Verantwortungsbereich.

Krisenmanager

Die Fachleute für Entgeltabrechnung in den Unternehmen und in den Lohnbüros der Dienstleister sind neben all ihren anderen Aufgaben auch wichtige Krisenmanager, man denke allein an die komplexen und heiklen Themen Kurzarbeit und die wiederholten entgeltrelevanten Änderungen des Infektionsschutzgesetzes. Da sind profunde Kenntnisse gefragt, ebenso wie gute Nerven – manche Überstunde inklusive. Nicht auszudenken, was in Betrieben passieren würde, wenn die Kurzarbeit verzögert oder falsch abgerechnet würde.

Verlängerter Arm des Gesetzgebers

Der Entgeltabrechnung muss umsetzen, was der Gesetzgeber vorgibt. Das ist nicht immer leicht, Entscheidungen der hohen Politik können den Entgeltempfänger auch bares Geld kosten und dieser wendet sich dann natürlich an seine Fachabteilung im Unternehmen. Unverständnis und sogar Wut richten sich daher immer wieder auch gegen den Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung, stellvertretend für den Gesetzgeber.

Viel Verantwortung

Die Lohnverantwortlichen üben viele Aufgaben parallel aus, wir haben es gerade erfahren. Unter dem Strich garantieren Monat für Monat die pünktliche Auszahlung des richtigen Nettoentgelts – und sie sorgen für die termingerechte Überweisung aller Beiträge und Steuern in die staatlichen Systeme der Sozialversicherung und der Steuer. Ohne eine perfekt funktionierende Payroll gerieten viele Unternehmen rasch in Konflikte mit ihren Beschäftigten und dem Staat.

Viel Verwaltung

Neben all den genannten Fähigkeiten und Aufgaben sind die Payroll-Experten mit einer großen Zahl an administrativen Vorgängen rund um die monatliche Entgeltabrechnung beschäftigt. Diese Basistätigkeiten begleiten die einzelnen Personalfälle im Unternehmen von der Wiege bis zur Bahre – also vom Onboarding bis zum Austritt.

Fazit

Ob als Abrechner, Berater, interner Berichterstatter, ausführendes Organ des Gesetzgebers oder Bewahrer des Betriebsfriedens – die Fachkraft für Entgeltabrechnung hat viele Funktionen. Die Payroll sorgt dafür, dass die Beschäftigten termingerecht das korrekte Entgelt auf dem Konto haben. Sie sorgt ferner dafür, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in den richtigen Töpfen landen und diese Systeme im Sinne und zum Nutzen aller funktionieren.