Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden und klargestellt, dass eine Bereitstellung in einem passwortgeschützten Online-Postfach der gesetzlichen Textform entspricht. Eine Pflicht zur Papierform gibt es nicht – jedoch müssen Beschäftigte ohne digitalen Zugang ihre Abrechnungen im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Hintergrund des Urteils

Ein Einzelhandelsunternehmen hatte 2022 eine digitale Lohnabrechnung eingeführt. Eine Mitarbeiterin klagte dagegen, da sie weiterhin eine Abrechnung in Papierform verlangte. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab ihr zunächst Recht, da sie das digitale Postfach nicht ausdrücklich als Empfangsweg bestimmt hatte.

Digitale Abrechnung ist rechtlich zulässig

Das Bundesarbeitsgericht entschied anders und hob das Urteil auf. Den Richtern zufolge sind Gehaltsabrechnungen eine Holschuld. Der Arbeitgeber muss sie lediglich an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellen – der Arbeitnehmer ist selbst für den Abruf verantwortlich. Allerdings müssen Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang ihre Abrechnungen alternativ im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Folgen für Unternehmen

Mit dem Urteil erhalten Unternehmen mehr Rechtssicherheit bei der digitalen Bereitstellung von Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen keine Papierabrechnungen mehr ausstellen, wenn auch die Mitarbeiter ohne eigenes Internet Zugriff auf ihre Abrechnungen haben.

Digitale Transformation im Personalwesen

Das Urteil fördert die Digitalisierung im Arbeitsrecht. Unternehmen sollten ihre Verfahren überprüfen und sicherstellen, dass alle Beschäftigten ihre Gehaltsabrechnungen problemlos abrufen können.