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Im Zahlungsverkehr wird zum Jahreswechsel ein neues Sicherheitsnetz gespannt: Die sogenannte Verification of Payee (VoP) führt einen automatisierten Abgleich zwischen dem Namen des Zahlungsempfängers und der IBAN ein. Was viele aus dem Online-Banking bereits kennen („Name passt nicht zur IBAN“) wird nun auch für die Entgeltabrechnung und die Sozialversicherungsbeiträge verbindlich. Für Payroll-Verantwortliche steigt damit der Druck, korrekte Bank- und Stammdaten sicherzustellen.
Betrugsprävention durch Namensabgleich
In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Fällen von Zahlungsbetrug, etwa bei Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Mitarbeiter oder Dritte manipulierten Kontodaten und leiteten Gelder auf eigene Bankverbindungen um, insbesondere bei kurzfristigen Krankheitsausfällen.
Mit dem neuen VoP-Verfahren sollen solche Fälle systematisch verhindert werden. Jeder Zahlungsvorgang – ob Gehalt, Erstattung oder Sozialversicherungsbeitrag – wird durch eine automatische Prüfung von Empfängername und IBAN ergänzt. Stimmen Name und Kontonummer nicht exakt überein, schlägt das System Alarm oder verweigert die Transaktion.
Die neue SV-Stammdatendatei als Prüfgrundlage
Damit die Verifikation funktioniert, braucht es eine verlässliche Datenbasis. Genau dafür wurde zu Jahresbeginn die SV-Stammdatendatei eingeführt, als Nachfolgerin der Beitragssatzdatei. Sie enthält nicht nur Beitragssätze, sondern ist das zentrale Register aller abrechnungsrelevanten Informationen:
- Beitragssätze der Krankenkassen und der Unfallversicherung
- Umlage- und Erstattungssätze
- Rechengrößen wie Beitragsbemessungsgrenzen
- Betriebsnummern der Kassen
Diese Datei wird zur zentralen Referenz für Softwareanbieter und Arbeitgeber. Fehlerhafte oder veraltete Daten – etwa eine nicht aktualisierte Bankverbindung oder ein falsch geschriebener Firmenname – können künftig zur Sperrung wichtiger Zahlungen führen.
Ausblick
Ab 2027 bzw. 2029 wird das Dialogverfahren mit der Bundesagentur für Arbeit und der Unfallversicherung erweitert. Auch ein zentrales Betriebsstättenverzeichnis bei den Unfallversicherungsträgern ist in Planung. Ziel ist eine vollständig vernetzte Prüfarchitektur, bei der kein falscher Datensatz unbemerkt bleibt.
Das sollten Sie jetzt tun
- Bankverbindungen prüfen:Stimmen alle IBANs und Empfängernamen mit den hinterlegten Informationen überein?
- Stammdatenpflege intensivieren:Aktualisieren Sie regelmäßig Namen, Adressen und Betriebsnummern in Ihrer Lohnsoftware.
- Erstattungskonten abgleichen:Besonders bei AAG-Erstattungen sollten Kontoinhaber und Zahlungsempfänger eindeutig dokumentiert sein.
- Zugriffsrechte prüfen:Wer darf Kontodaten ändern? Legen Sie klare Berechtigungsstufen fest.
- Dialogverfahren im Blick behalten:Bereiten Sie sich auf die Ausweitung ab 2027 vor, am besten in enger Abstimmung mit Ihrem Softwarepartner.
FAQ: VoP und Stammdaten
Was passiert, wenn Name und IBAN nicht übereinstimmen?
Die Transaktion kann blockiert oder verzögert werden. Bei Gehaltszahlungen drohen dadurch verspätete Auszahlungen.
Gibt es eine Pflicht zur Umsetzung?
Ja. Für Zahlungen im Rahmen der Entgeltabrechnung und an Sozialversicherungsträger wird VoP verbindlich. Bei fehlender Prüfung haftet der Arbeitgeber bei Fehlüberweisungen.
Wie kann ich prüfen, ob meine Daten korrekt sind?
Über Ihre Payroll-Software und ggf. ergänzende Tools der Banken oder Anbieter, die VoP-Prüfungen bereits integriert haben.
Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit Krankenkassen?
Bankdaten und Betriebsnummern der Kassen müssen exakt gepflegt sein. Die neue SV-Stammdatendatei unterstützt dabei, ist aber nur so gut wie Ihre internen Prozesse.
