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Was ist zu beachten?
Üblicherweise wird Erholungsurlaub in Deutschland bezahlt, doch manchmal genügen die vorhandenen Urlaubstage nicht. In solchen Fällen können Arbeitgeber unbezahlten Urlaub gewähren. Tun sie dies, so müssen sie den Bereich der Lohnsteuer im Blick behalten, obwohl es sich um einen „unbezahlten“ Urlaub handelt.
Besteuerung von unbezahltem Urlaub
Die Gewährung von unbezahltem Urlaub führt in der Regel lohnsteuerlich zu keinen Problemen, da während dieser Zeit kein Entgelt fließt. Das ist allerdings nicht immer so, in einigen Fällen entsteht trotzdem weiterhin Arbeitsentgelt, beispielsweise dann, wenn der Betroffene einen Firmenwagen hat. Derartige Zahlungen unterliegen selbstverständlich auch während eines ansonsten unbezahlten Urlaubs der Steuerpflicht.
Entgeltabrechnung während unbezahltem Urlaub
Arbeitstage, an denen keine Lohnzahlungen erfolgen, sind dennoch in die Lohnabrechnung einzubeziehen, solange das Dienstverhältnis besteht. Es gibt keinen Teillohnzahlungszeitraum, wenn der unbezahlte Urlaub innerhalb des laufenden Monats beginnt oder endet. Erfolgt die Lohnabrechnung monatlich, so bleibt dies auch während des unbezahlten Urlaubs der Fall.
Kennzeichnung von unbezahltem Urlaub
Im Lohnkonto ist bei unbezahltem Urlaub der Buchstabe „U“ einzutragen, wenn die Lohnzahlung für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage ausbleibt. Diese Kennzeichnung bezieht sich auf Unterbrechungen im Dienstverhältnis und schließt die Fortzahlung von vermögenswirksamen Leistungen oder die Nutzung eines Firmenwagens nicht aus.
Besondere Regelungen für die Lohnsteuerbescheinigung
Die Anzahl der „U“-Einträge im Lohnkonto ist in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen, ohne dass der genaue Zeitraum der Unterbrechung angegeben werden muss. Hat ein Mitarbeiter im Kalenderjahr 2024 zum Beispiel viermal unbezahlten Urlaub genommen, wird in Zeile 2 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung die Zahl 4 eingetragen.