Bildquelle: stock.adobe.com
Die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen gestaltet sich in Deutschland zunehmend komplex, begleitet von kontinuierlichen Anpassungen. Eine akkurate monatliche Abrechnung ist daher eine anspruchsvolle Aufgabe geworden, das Fehlerrisiko ist hoch. Hinzu kommt der eklatante Mangel an qualifizierten Lohnexperten in Deutschland, qualifizierte Fachkräfte waren in dieser Branche noch nie so gefragt wie aktuell. Angesichts dieser Herausforderungen entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, ihre Lohnabrechnung an spezialisierte Dienstleister auszulagern – eine Entscheidung, die sich in der Regel als richtig erweist.
In Deutschland ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, monatlich die Gehälter seiner Mitarbeiter zu berechnen, die Nettobeträge auszuzahlen und sämtliche Sozialversicherungsbeiträge sowie die anfallenden Lohnsteuern an die entsprechenden Stellen zu entrichten. Zu dieser Arbeit gehören auch zahlreiche monatliche Meldungen an die Sozialversicherungsträger, die Einbeziehung der betrieblichen Altersvorsorge, die korrekte Abrechnung aller Zusatzleistungen, die Bearbeitung von Pfändungen und ähnliches. Es erfordert also erheblichen Aufwand, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Wenn Unternehmen ihre Lohnabrechnung intern durchführen, brauchen sie dafür insbesondere zwei Dinge: eine leistungsfähige Spezialsoftware und sehr gut ausgebildete sowie stetig fortgebildete Lohnspezialisten. Diese Fachkräfte sind jedoch in Deutschland inzwischen sehr knapp und zudem ausgesprochen teuer geworden. Erkranken Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung also langfristig oder kündigen sie gar, ist die Not sofort groß – und im Extremfall gerät die Abwicklung der gesamten Gehaltsabrechnung in Gefahr.
Gerade die chronische Unsicherheit, bei Krankheit oder Kündigung keinen angemessenen Ersatz zu finden, verursacht bei vielen Unternehmen dauerhaften Stress. Hinzu kommen zahlreiche weitere (Haftungs-)risiken. Betrachtet man all diese Faktoren näher, so kann die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister eine sinnvolle Alternative sein, denn sie hat einige grundsätzliche Vorteile:
Kosten
Spezialisierte Dienstleister verfügen über umfassendes Know-how in der Gehaltsabrechnung und können schnell, effizient und mit modernster Software arbeiten. Daher können sie in der Regel attraktive Preise anbieten.
Fachkräftemangel
Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern für die Lohnbuchhaltung kostet viel Zeit und Nerven. Beides kann man sich durch ein Outsourcing der Payroll sparen.
Fortbildung
Die permanente Fortbildung für „Payroller“ ist aufwendig und teuer. Durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern kann dieses Problem gelöst werden.
Personalabteilung
Die Auslagerung der Lohnabrechnung ermöglicht den HR-Fachkräften mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Recruiting und reduziert den internen Druck erheblich.
Fehler
Auch erfahrene Fachkräfte können Fehler machen, die notwendigen Korrekturen kosten Zeit, Geld und Nerven. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Lohnspezialisten minimiert dieses Risiko erheblich.
Haftung
Bei Fehlern haftet der Arbeitgeber – und das kann leider sehr teuer werden. Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung macht auch diesbezüglich das Leben leichter, denn der Dienstleister kann mit in die Haftung genommen werden.
Fazit
Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an erfahrene externe Payrollexperten ist in vielen Fällen eine sinnvolle Alternative zur internen Lösung. Es ist empfehlenswert, sich mit dieser Möglichkeit näher auseinanderzusetzen.