„Das ist nichts für schwache Nerven!“
Heute war der renommierte Payroll-Experte Kai Fröhling bei uns zu Gast. Wir sprachen über die umfangreichen, aber notwendigen Prüfarbeiten im Rahmen der Entgeltabrechnung.
Lieber Kai, kannst Du uns erklären, welche hauptsächliche Aufgabe die Abrechnungsprüfung hat?
Die Hauptaufgabe besteht darin, die Eingaben im Abrechnungsprogramm fachlich zu prüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt abgerechnet wird. So einfach ist das – und so aufwendig (lacht).
Muss man unbedingt ein Payroll-Experte sein, um diese Aufgabe erfüllen zu können?
Man sollte in der Lage sein, eine Gehaltsabrechnung lesen zu können und die Abrechnungslogik, Steuerberechnungslogik und SV-Berechnungslogik zu verstehen. Dazu gehört auch Wissen zu speziellen Themen wie Entgeltumwandlung, geldwerter Vorteil und pauschale Versteuerung. Also alles ganz easy (lacht). Nein, im Ernst: Das ist nichts für schwache Nerven, denn nicht entdeckte Fehler können sehr teuer werden!
Butter bei die Fische: Wie überprüfst Du konkret?
Ich prüfe in 3 Phasen. Phase 1 ist direkt nach der Eingabe der Daten, bei der ich eine personenbezogene Testabrechnung mache. Phase 2 umfasst die Überprüfung aller Fehlzeiten, um Über- oder Unterzahlungen zu vermeiden. Phase 3 beinhaltet die Testabrechnung des gesamten Bestandes vor der Echtabrechnung, bei der ich Fehlerprotokolle, Plausibilitätsprüfungen, Stichproben und Buchungsbelege analysiere – und sicherstelle, dass alle benötigten Dateien für die Sozialversicherung, die Steuer und für all das andere Gedöns erzeugt werden.
Dazu kann ich nur sagen. „Das ist kein Gedöns!“ (beide lachen). Vielen Dank für dieses spannende Gespräch!
