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Ein Gespräch mit Mister bAV®
Die betriebliche Altersversorgung ist ein Muss und gleichzeitig ein Minenfeld für die Payroll. Falsch behandelte Altverträge, vergessene Dynamiken oder fehlerhafte Zuschüsse: Die Liste der Stolpersteine ist lang. Doch Hilfe naht – und zwar in Person von Martin Stolzenburg, besser bekannt als Mister bAV®. Im Interview erklärt er, welche fünf Fehler ihm in der Praxis am häufigsten begegnen und wie Unternehmen sie mit einfachen Mitteln vermeiden können.
Lieber Martin, immer wieder werden Direktversicherungen nach § 40b EStG in der Abrechnung wie moderne 3.63-Verträge behandelt, also ohne Pauschalsteuer. Woher kommt diese Verwechslung, und welche Konsequenzen kann sie haben?
Diese Verwechslung ist tatsächlich weit verbreitet und hat ihre Wurzeln in der grundlegenden Systemänderung von 2005. Um das zu verstehen, ist ein kurzer Rückblick erforderlich. Bis 2004 funktionierte die Direktversicherung nach einem anderen Prinzip: Beiträge wurden mit Pauschalsteuer belegt, dafür konnte die Kapitalleistung steuerfrei ausgezahlt werden. Ab 2005 änderte sich das System komplett – neue Verträge haben steuerfreie Beiträge, aber vollständig steuerpflichtige Leistungen. Früher wurden diese Versicherungen häufig aus Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld bedient, was zusätzliche Vorteile bei den Sozialabgaben brachte.
Die Verwechslungen entstehen hauptsächlich durch drei Situationen:
Erstens beim Wechsel des Abrechnungsprogramms, wenn der Altbestand nicht korrekt übertragen wird. Zweitens bei der Übergabe der Lohnbuchhaltung an Dienstleister oder deren Rückholung, wobei nicht-monatliche Buchungen oft unvollständig geprüft und ohne das Merkmal der Pauschalsteuer eingestellt werden. Drittens wenn neue Mitarbeiter historische Verträge mit § 40b-Versteuerung mitbringen, die dann falsch im System erfasst werden.
Die Konsequenzen sind erheblich: Eine steuerfreie Auszahlung setzt die ordnungsgemäße Abführung der Pauschalsteuer voraus. Wurde dies versäumt, muss der Vertrag teilbesteuert werden, was einen wirtschaftlichen Schaden beim Mitarbeiter verursacht. In Einzelfällen kann ein Steuerprüfer sogar Steuerhinterziehung des Arbeitgebers feststellen.
Meine Empfehlung: Altverträge regelmäßig systematisch prüfen und bei Systemwechseln oder Übergaben besondere Aufmerksamkeit auf die korrekte Übertragung der Besteuerungsmerkmale legen.Quickcheck-Tipp: Ein Beitrag von monatlich 146 € oder eine jährliche Zahlung von 1.752 € schreien geradezu nach einer pauschalen Steuer, weil diese Beträge den Höchstbetrag für die Anwendung der Pauschalsteuer darstellen. Ist das nicht der Fall, ist ein Fehler extrem wahrscheinlich.
Viele Versicherungen enthalten dynamische Beitragserhöhungen. Diese werden aber oft nicht in der Payroll nachgezogen. Warum geht das so häufig unter und wie lässt sich das organisatorisch besser lösen?
Nach unserer Erfahrung liegt das Hauptproblem in den nicht automatisierten Schnittstellen zwischen Personal- und Buchhaltungsabteilung.
Der typische Ablauf sieht so aus: Arbeitgeber erhalten die Nachträge zu den Dynamikerhöhungen, die Buchhaltung verbucht den höheren Beitrag entsprechend den Policen, oft erfolgt sogar eine automatische Abbuchung. Jedoch kommt die Information, dass auch die Payroll angepasst werden muss, häufig zu spät oder gar nicht an. Bei arbeitgeberfinanzierten Modellen ist manchmal nicht einmal bekannt, dass auch hier eine Buchung in der Lohnabrechnung erforderlich ist. Das führt zu Diskrepanzen zwischen Buchhaltung und Lohnabrechnung, die oft erst bei Prüfungen oder Jahresabschlüssen auffallen.
Die Lösung liegt in der Etablierung klarer Prozesse: Wer erhält die Dynamik-Mitteilungen? Wer ist verantwortlich für die Information aller betroffenen Abteilungen? Und wer kontrolliert die vollständige Umsetzung?
Meine Empfehlung: Entwickeln Sie eine standardisierte Checkliste für Dynamikerhöhungen und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten. Eine Person sollte dafür zuständig sein, dass alle erforderlichen Schritte dokumentiert und abgearbeitet werden.
Änderungen wie Austritte oder beitragsfreie Zeiten werden zwar in der Abrechnung erfasst, aber nicht an den Versicherer gemeldet. Was bedeutet das für die Vertragsfortführung und für die rechtliche Absicherung des Arbeitgebers?
Hier treffen zwei verschiedene Vertragsebenen aufeinander: die arbeitsrechtliche zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter sowie die versicherungsrechtliche zwischen Arbeitgeber und Versicherer. Beide müssen synchron gehalten werden.
Stoppt der Arbeitgeber die Beitragszahlung, ohne den Versicherer über den Grund zu informieren, entsteht ein problematischer Automatismus: Zunächst erhält der Arbeitgeber eine Mahnung. Wird diese nicht beantwortet, ist der Versicherer gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer über die Nichtbezahlung von Beiträgen zu informieren. Diese Schreiben enthalten Begriffe wie „Kündigung“, was bei Arbeitnehmern verständlicherweise zu Verunsicherung und Rückfragen führt.
Besonders relevant wird dies beim Arbeitgeberwechsel: Soll die Direktversicherung beim neuen Arbeitgeber weitergeführt werden, ist eine Freigabe oder Abmeldung erforderlich. Fehlt diese, müssen zunächst Überzahlungen korrigiert werden, bevor eine Übernahme oder Übertragung möglich ist.
Die Lösung liegt auch hier in der systematischen Kommunikation: Jede Änderung in der Lohnabrechnung sollte zeitnah an den Versicherer gemeldet werden. Dies verhindert nicht nur irritierende Schreiben an die Mitarbeiter, sondern erhält auch alle Optionen für künftige Vertragsgestaltungen.
Meine Empfehlung: Integrieren Sie die Versicherer-Kommunikation fest in Ihre Änderungsprozesse. Ein strukturierter Informationsaustausch erspart später aufwendige Korrekturen. Unsere Kunden erhalten beispielsweise jeden Monat Änderungsmitteilungen zur bAV für die Payroll und wir übernehmen auch die Kommunikation an die Versicherungen und prüfen die Umsetzung.
Trotz bestehender Entgeltumwandlung fehlt in vielen Fällen eine schriftliche Vereinbarung mit dem Mitarbeiter. Warum ist das mehr als ein formaler Fehler und was kann im Streitfall passieren?
Die fehlende Schriftform ist deutlich mehr als ein administratives Versäumnis und kann erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Zwei wesentliche Aspekte sprechen für schriftliche Vereinbarungen: Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber zur schriftlichen Information über wesentliche Arbeitsbedingungen, worunter die bAV eindeutig fällt. Zusätzlich ist die Beweislage bei fehlender Dokumentation problematisch.
Die Tragweite zeigt ein LSG-Urteil aus 2007: Dort wurde die Beitragsfreiheit aufgrund fehlender schriftlicher Vereinbarung untersagt, was zur Nachzahlung von Sozialabgaben für mehrere Jahre führte.
Das grundsätzliche Problem: Ohne schriftliche Vereinbarung entstehen im Streitfall Beweisprobleme. Was genau wurde vereinbart? Unter welchen Bedingungen? Wurde der Mitarbeiter ordnungsgemäß aufgeklärt? All diese Punkte lassen sich recht einfach und fast immer standardisiert in einer Entgeltumwandlungsvereinbarung festhalten.
Besonders heikel kann es bei späteren Schadensersatzansprüchen von Mitarbeitern sein, die behaupten, nicht ausreichend über Vor- aber auch Nachteile der Entgeltumwandlung informiert worden zu sein.
Die Lösung ist eindeutig: Alle Entgeltumwandlungen schriftlich vereinbaren und dabei nicht nur die Modalitäten, sondern auch die erfolgte Aufklärung dokumentieren.
Meine Empfehlung: Holen Sie bestehende mündliche Vereinbarungen zeitnah schriftlich nach und etablieren Sie für die Zukunft standardisierte, vollständig dokumentierte Prozesse.
Frage 5: Ein häufiger Irrtum: Der Arbeitgeberzuschuss wird vom Umwandlungsbetrag abgezogen, statt on top gezahlt. Warum hält sich dieser Denkfehler so hartnäckig und wie kann man ihn ein für alle Mal aus der Welt schaffen?
Dieser Irrtum basiert vermutlich auf der Interpretation des Begriffs „Zuschuss“, der missverständlich als Rabatt oder Ermäßigung verstanden werden kann. Die gesetzliche Regelung ist jedoch eindeutig: Der Zuschuss muss „zusätzlich abgeführt“ werden, was nur eine Lesart zulässt – der Sparbeitrag muss durch den Zuschuss erhöht werden.
Ein Vergleich verdeutlicht dies: Bei einer prozentualen Lohnerhöhung wird auch immer vom Ursprungsbetrag ausgegangen. Wenn nur der Prozentsatz bekannt ist, lässt sich durch Abzug desselben Prozentsatzes vom erhöhten Betrag nicht das ursprüngliche Gehalt ermitteln. Genauso funktioniert der Arbeitgeberzuschuss – er kommt zusätzlich dazu.
Der Irrtum hält sich möglicherweise deshalb hartnäckig, weil der Begriff „Zuschuss“ in anderen Kontexten tatsächlich als Kostensenkung verstanden wird und Unternehmen naturgemäß kostenbewusst kalkulieren.
Eine universelle Lösung für dieses Verständnisproblem gibt es leider nicht. Als Merkhilfe kann jedoch dienen: „Zuschuss“ bedeutet im bAV-Kontext immer „zusätzlich“, niemals „abziehen“. Im Zweifel hilft der Blick in die gesetzliche Formulierung.
Meine Empfehlung: Schulen Sie Ihre Lohnbuchhaltung regelmäßig zu diesem Thema und führen Sie bei jeder Zuschuss-Berechnung eine Plausibilitätsprüfung durch. Eine einfache Vor- und Rückrechnung macht Fehler sofort sichtbar.
Vielen Dank für das Gespräch, Mister bAV!
