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Der 7. Juni 2026 kommt näher, und mit ihm die tiefgreifende Verschärfung des Entgelttransparenzgesetzes durch die neue EU-Richtlinie. Unternehmen stehen unter Zugzwang, denn jetzt zählt entschlossenes Handeln. Es geht nicht nur um rechtliche Vorgaben und drohende Bußgelder, sondern auch um Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterbindung und eine glaubwürdige Unternehmenskultur.
Entgelttransparenz ist kein „Nice to have” mehr
Trotz jahrzehntelanger Gleichstellungsgesetze bleibt der Gender Pay Gap in Deutschland eine harte Realität, die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) soll dieser Situation wirksam begegnen. Sie verpflichtet alle Mitgliedstaaten, bis zum 7. Juni 2026 umfassende diesbezügliche Mindeststandards umzusetzen. Am Ende sollen mehr Lohngerechtigkeit, objektive Gehaltsstrukturen und ein Ende der systematischen Diskriminierung stehen.
Das Personalmanagement und Geschäftsführungen der Unternehmen tragen die Hauptverantwortung für Umsetzung und Dokumentation. Die Payroll spielt dabei eine Schlüsselrolle, denn sie liefert die Daten, Strukturen und die technische Grundlage für Transparenz und Reporting.
Die neuen Pflichten für alle Unternehmen ab 100 Beschäftigten
Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen
Bereits bei der Ausschreibung muss das Anfangsgehalt oder die Gehaltsspanne transparent kommuniziert werden. Bewerber haben ein ausnahmsloses Recht auf diese Information.
Auskunftsrechte für Mitarbeiter
Beschäftigte können künftig Auskunft über das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer Tätigkeiten verlangen, auch rückwirkend. Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen sind unwirksam.
Jährliche Berichtspflicht zum Gender Pay Gap
Unternehmen ab 100 Mitarbeiter müssen regelmäßig berichten (Frequenz abhängig von der Unternehmensgröße). Liegt die geschlechtsspezifische Lohnlücke über 5%, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung verpflichtend.
Offenlegung objektiver Gehaltskriterien
Gehaltsstrukturen müssen geschlechtsneutral und nachvollziehbar sein sowie auf objektiven und dokumentierten Kriterien basieren.
Beweislastumkehr
Unternehmen müssen im Streitfall nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt – nicht umgekehrt. Dies bedeutet einen gravierenden Paradigmenwechsel.
Sanktionen bei Verstößen
Die Bestrafungen reichen von hohen Bußgeldern über den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen bis zu Schadensersatzforderungen und Reputationsverlust.
Die größten Herausforderungen für die Praxis
Datenqualität und -verfügbarkeit
Viele Unternehmen haben Gehaltsdaten bisher nicht systematisch und vergleichbar erfasst. Ohne saubere und strukturierte Daten ist allerdings weder eine Berichterstattung noch eine Analyse möglich. Die Payroll-Software muss diese Anforderungen abbilden können.
Vergleichbare Tätigkeiten definieren
Was genau ist „gleiche oder gleichwertige Arbeit”? Ohne klare Kriterien und Stellenbewertungssysteme wird die Auskunftspflicht zur Blackbox.
Kulturwandel im Unternehmen
Entgelttransparenz erfordert Mut zur Offenheit – und nicht selten die Bereitschaft, bestehende Gehaltsunterschiede zu hinterfragen und zu korrigieren.
Technische Umsetzung
Reporting, Datenextraktion, Anonymisierung und Vergleichsgruppen verlangen nach durchdachter Systemunterstützung. Ohne leistungsfähige Payroll- und HR-Software wird die Umsetzung schnell zur zeitintensiven Herausforderung.
Was Sie tun können
Phase 1: Analyse & Bestandsaufnahme (bis Ende 2025)
- Gehaltsstrukturen analysieren und dokumentieren
- Gender Pay Gap auf Basis vergleichbarer Tätigkeiten ermitteln
- Datenlage prüfen: Sind alle relevanten Entgeltbestandteile erfasst?
Phase 2: Strukturierung & Prozessdesign (Q1 2026)
- Kriterien für Eingruppierung und Lohnfindung festlegen
- Stellenbewertungssysteme implementieren oder optimieren
- Auskunftsprozesse definieren (inkl. Fristen, Verantwortlichkeiten, Kommunikation)
- Abstimmung mit Betriebsrat/Arbeitnehmervertretung
Phase 3: Technische Umsetzung & Schulung (Q2 2026)
- Payroll-Software auf Anforderungen prüfen und ggf. anpassen
- Reporting-Strukturen aufbauen
- Führungskräfte schulen: Wie führe ich objektive, diskriminierungsfreie Gehaltsgespräche?
- Mitarbeiter über die neuen Rechte informieren
Phase 4: Monitoring & kontinuierliche Verbesserung (ab Juni 2026)
- Regelmäßige Überprüfung der Gehaltsstrukturen
- Auswertung der Auskunftsanfragen
- Jährliches Reporting vorbereiten und durchführen
Transparenz als Chance
Die neue Richtlinie mag auf den ersten Blick nach bürokratischem Mehraufwand klingen, doch sie eröffnet auch echte Potenziale. Unternehmen, die fair und nachvollziehbar vergüten, stärken ihre Arbeitgebermarke und verschaffen sich im Wettbewerb um Talente einen klaren Vorteil. Gleichzeitig fördert mehr Gehaltstransparenz die interne Gerechtigkeit, schafft Vertrauen und wirkt sich positiv auf die Motivation aus.
Wer frühzeitig handelt, erhöht nicht nur die Rechtssicherheit, sondern spart langfristig Zeit, Aufwand und Kosten. Und nicht zuletzt kann mehr Offenheit in der Vergütungskultur ein echter Impulsgeber für Zusammenarbeit und Vertrauen im Unternehmen sein.