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Gesetzlich Krankenversicherte müssen für Erkrankungen ab dem 1.1.2023 ihren Chefs keinen „gelben Schein“ mehr vorlegen, sondern diesen lediglich noch über ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren. Die Arbeitgeber müssen nun die relevanten Daten der elektronischen AU bei den zuständigen Krankenkassen abrufen. Die „eAU“ ist endlich vollständig geboren, mit allen Ausnahmen und Sonderfällen.
Der Prozess
Die gesetzliche Grundlagen
Die elektronische AU basiert ebenso wie der klassische Krankenschein auf dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Dort werden die Anzeige- und Nachweispflichten im Rahmen einer Erkrankung ebenso geregelt wie der Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
Für die eAU gilt außerdem das neue Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG). Es verpflichtet alle Ärzte, die von ihnen ausgestellten Krankenscheine nur noch auf digitalem Weg an die Krankenkassen zu übermitteln.
Bestehende Regeln gelten weiter, es ändern sich nur die Übermittlungswege. Eine wichtige Änderung gibt es mit Blick auf die im Entgeltfortzahlungsgesetz verankerte so genannte 3-Tage-Regel. Bisher gilt hier Vorschrift, welche den Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit spätestens am vierten Tag der Erkrankung durch Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung nachzuweisen. Diese Verpflichtung ist seit dem 1. Januar 2023 grundsätzlich für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer entfallen, weil ab diesem Zeitpunkt die „eAU“ von den gesetzlichen Krankenkassen an die Arbeitgeber übermittelt wird.
Verlangt der Arbeitgeber in Abweichung von dieser Regel die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Krankheit, so muss der Arbeitnehmer auch weiterhin entsprechend frühzeitig beim Arzt vorstellig werden, die (elektronische) Nachweispflicht tragen aber auch in diesen Fällen seit dem 1. Januar 2023 die Ärzte und gesetzlichen Krankenkassen.
Die Vorteile
Der Gesetzgeber und die gesetzlichen Krankenkassen sehen in dem neuen eAU-Verfahren erhebliche Vorteile für alle Beteiligten. Die medienbruchfreie digitale Übertragung spart Zeit und damit Kosten, entlastet Krankenkassen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer administrativ und befreit zudem die Beschäftigten von ihrer Nachweispflicht bei ihrem Arbeitgeber. Die Krankenkassen erhalten durch den elektronischen Weg im Gegensatz zur bisherigen Praxis in der Zukunft jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und verfügen somit zuverlässig über die notwendigen Informationen zu Entgeltfortzahlung und Krankengeld erkrankter Beschäftigter.
Gut zu wissen:
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Der Geltungsbereich
Das eAU-Verfahren wird im Grundsatz für alle gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten angewendet, ob nun eine Krankschreibung durch einen niedergelassenen Arzt erfolgt, ein Arbeitsunfall vorliegt oder die Krankschreibung infolge einer stationären Behandlung gefertigt wird.
Allerdings gibt es die folgenden Konstellationen bei gesetzlich Krankenversicherten, bei welchen auch weiterhin das traditionelle Papierverfahren gilt. Dies ist insbesondere bei Krankschreibungen wegen Erkrankung des Kindes oder in Reha-Einrichtungen der Fall, ebenso wie bei Krankschreibungen durch einen Arzt im Ausland oder einen Privatarzt. Ferner sind alle privat krankenversicherten Beschäftigten vom eAU-Verfahren ausgeschlossen, dieses gilt nur für gesetzlich Krankenversicherte. Und schließlich nehmen auch geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt (Haushaltsscheck-Verfahren) nicht am eAU-Verfahren teil.
Die Änderungen für Unternehmen
Seit 1. Januar 2023 müssen alle Arbeitgeber mit Blick auf das Thema elektronische AU proaktiv sein, denn die gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten senden ihre Krankmeldungen nicht mehr zur Personalabteilung. Dazu sind sie nicht mehr verpflichtet. Der behandelnde Arzt sendet stattdessen die eAU an die zuständigen Krankenkassen.
Die Krankenkassen leiten jedoch keine einzige eAU automatisch an die zuständigen Arbeitgeber weiter. Der Arbeitgeber muss diesen Abruf aktiv starten, nachdem ein erkrankter Arbeitnehmer ihn über den Beginn und die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit informiert hat. Die Funktionsfähigkeit des Verfahrens hängt also davon ab, ob der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über seine Krankheit informiert. In der betrieblichen Praxis bedeuten die vielen Ausnahmen eine Etablierung von parallelen Prozessen. Das eAU-Verfahren deckt nicht alle Sachverhalte ab – und so wird es für die Personalabteilungen in den Unternehmen oftmals noch komplizierter.
Die Störfälle
Störfälle können Übertragungsfehler, Ausfälle im Internet, fehlende oder defekte Gesundheitskarten der Patienten oder fehlerhafte Signaturen von Ärzten sein. Allen Störfällen ist gemeinsam, dass der Arbeitgeber keine eAU-Daten erhält. Das arbeitgeberseitige Vorgehen ist ebenfalls in allen Fällen dasselbe: er muss Kontakt zum Arbeitnehmer aufnehmen. Dieser sollte sich in der Folge bei seinem behandelnden Arzt um eine Ersatzbescheinigung auf Papier bemühen – er hat darauf einen rechtlichen Anspruch.
Das Fazit
Zum Start des neuen Verfahrens werden insbesondere Arbeitgeber und Arztpraxen noch deutlich mehr Aufwand haben, zum Beispiel hinsichtlich der vielen Ausnahmeregelungen oder möglicher technischer Probleme. Die Arbeitgeber sollten sich demzufolge auf die neuen Prozesse vorbereiten und auch ihre Beschäftigten über die neue elektronische AU informieren.
