Interview mit Manuela Mindrup
Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen – etliche Betriebe scheuen weiterhin die Implementierung moderner Zeiterfassungssoftware. Doch moderne Lösungen machen die Zeiterfassung einfacher und sicherer, wie unsere heutige Interviewpartnerin Manuela Mindrup zu berichten weiß. Die erfahrene Anwendungsberaterin hat zudem wertvolle Tipps für die Praxis auf Lager.
Liebe Manuela, welche Herausforderungen und häufigen Fehler treten bei der Arbeitszeiterfassung in Unternehmen auf und wie können diese vermieden werden?
Die Verpflichtung besteht darin, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen. Es gibt noch viele Unternehmen, bei denen eine solche Aufzeichnung nicht stattfindet. Vielfach werden die vermeintlich hohen Kosten gescheut, da man denkt, neben der Software für die Zeiterfassung seien auch noch die Hardwareterminals für das klassische Zeitstempeln erforderlich. Das ist heute nicht mehr der Fall. Mit dem adata Portal und der App „adata Connect“ kann die Zeiterfassung im Web erfolgen – einfacher und direkter geht es kaum.
Wie können Unternehmen ein effektives und gesetzeskonformes Zeiterfassungssystem implementieren?
Unsere Zeiterfassung bietet dazu ein gutes Instrument und unterstützt die Unternehmen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Wir bieten dabei genügend Platz für die unterschiedlichen Interpretationen, denn seien wir mal ehrlich: Klar und eindeutig definiert ist das nicht immer.
Wie wirkt sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf flexible Arbeitsmodelle wie Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice aus?
Grundsätzlich macht die Pflicht zur Zeiterfassung vor Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit nicht halt. Dies schränkt die Unternehmen aber nicht ein, denn Arbeitszeiten können sowohl in den betrieblichen Räumen als auch im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen erfasst werden. Es ist alles eine Frage des konkreten Vorgehens im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur verpflichtenden Erfassung der Arbeitszeiten.
Zum Homeoffice: Die Beschäftigten können ihre zuhause oder unterwegs abgeleisteten Zeiten auch auf Zettel schreiben und der Personalabteilung zur manuellen Erfassung weiterreichen. Komfortabler und weniger fehler- und risikobehaftet ist allerdings ein Mitarbeiterportal oder eine App, in welchen die Zeiten mehr oder weniger live eingetragen werden können, ohne Dritte damit zu belasten oder Medienbrüche zu produzieren. Wir von adata sind hier Profis und bieten selbstverständlich entsprechende Lösungen an.
Im Bereich der Vertrauensarbeitszeit werden oft zusätzlich Excel- oder Papierlisten geführt. Viele Beschäftigte haben für sich das Bedürfnis, einen Blick auf ihre Zeiten zu haben und ich kenne sogar Unternehmen, in denen die Beschäftigten mit Vertrauensarbeitszeit verpflichtet sind, ihre Arbeitszeiten in Excel zu erfassen. Das geht einfacher und besser. Einige unserer Kunden sind bereits dazu übergegangen, die Zeiten der Kollegen über das Modul Zeiterfassung im Portal hinterlegen zu lassen. Bei den Beschäftigten in Vertrauensarbeitszeit werden diese Zeiten dann ohne weitere Genehmigung in die Zeiterfassung übergeben. Es wird zwar kein Zeitkonto geführt, aber durch die Auswertung in den Tageszeiten haben die Beschäftigen einen guten Überblick über ihre tägliche Arbeitszeit und, wenn gewünscht, die Soll-Ist Differenz. Für den Arbeitgeber hat dies den Vorteil, dass er die gesetzlich erforderliche Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit jederzeit auf Knopfdruck kontrollieren und im Bedarfsfall nachweisen kann.
Welche Konsequenzen drohen Unternehmen bei Nichteinhaltung der Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung und wie können sie sich davor schützen?
Grundsätzlich können Bußgelder verhängt werden, wenn der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen trotz Aufforderung nicht nachkommt. Mit der Implementierung eines Zeiterfassungssystems wie der adata BDE haben Unternehmen alles an der Hand, um den Verpflichtungen nachzukommen.