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Verlässlichkeit bleibt Trumpf
In der Buchhaltung gilt seit jeher derselbe Grundsatz: Die Ergebnisse müssen stimmen. Daran ändert auch die neueste Generation an Software-Lösungen nichts. Im Fokus aktueller Entwicklungen steht vielmehr ein komfortableres Anwendererlebnis, das Zeit spart und zur Fehlervermeidung beiträgt.
Ein perfektes Zusammenspiel der Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Zur wirkungsvollen Unterstützung bietet sich folglich eine integrierte technische Lösung an, deren Module bestimmte Leistungsmerkmale aufweisen sollten.
Finanzbuchhaltung
Die Software für Finanzbuchhaltung soll praxisnahe und funktionale Buchungsdialoge schnell ans Ziel bringen. Das ist der Auftrag.
Auf diesem Weg ist eine übersichtliche Menüführung unabdingbar, idealerweise mit verschiedenen Abstimmfunktionen. Zu bevorzugen ist ferner eine Software, welche in der Lage ist, automatisch Buchungsdifferenzen zu identifizieren. Das ist sehr hilfreich, wenn die Sachbearbeitung zum Beispiel eine Steuerdifferenz oder Ungleichheiten in der Summen- und Saldenliste vorliegen hat. Aufwendiges manuelles Suchen sollte den Anwendern an dieser Stelle durch zukunftsweisende Technologien erspart bleiben.
Die Abbildung offener Posten (aktuell/Stichtag) und Saldenlisten sollten selbstverständlich sein, ebenso wie Dauerbuchungen, automatische Zahlungen via SEPA und Auslandszahlungen. In diesem Zusammenhang ist ein digitales Mahnwesen von großem Vorteil, also die automatisierte Versendung offener Fibu-Posten direkt aus der Software via E-Mail. Ferner sollte die digitale Umsatzsteuervoranmeldung oder Dauerfristverlängerung an das Finanzamt zum Standard gehören, ebenso wie eine GoBD-konforme Datenausgabe im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Weiterhin wünschenswert sind standardisierte Auswertungen wie Bilanzen, Forderungs- und Fälligkeitsanalysen, Gewinn- und Verlustrechnungen oder Kontenauswertungen. Die automatisierte Erstellung der zusammenfassenden Meldung sollte ebenfalls zum Repertoire gehören. Abschließend sei noch die Möglichkeit erwähnt, Daten per Druckerwechsel direkt in Excel auszugeben, ohne dass Dateien umständlich in andere Formate umgewandelt werden müssen.
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung verwaltet die Vermögensgegenstände und unterstützt bei der Bewertung oder Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens.
In diesem Modul sollten in jedem Fall drei voneinander getrennte Abrechnungskreise (Steuerrecht, Handelsrecht, Kostenrechnung bzw. benutzerdefiniert) darstellbar sein, welche die automatische AfA-Berechnung nach dem jeweils ausgewählten Bilanzierungsmodell (Abschreibungsvorgaben) ermöglichen. Natürlich müssen Standard-AfA-Arten fest hinterlegt sein und weitere sollte man auf einfache Weise einrichten können.
Die errechneten Abschreibungen sollten an die anderen Module Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung weitergegeben und dort verbucht werden können. Außerdem wäre es von Vorteil, wenn es für Zu- und Abgänge viele Bewegungsarten wie Voll- oder Teilabgang oder Teilwertabschreibung gibt.
Weitere gute Argumente für eine Software: eine frei definierbare Index-Tabelle zur Ermittlung der Wiederbeschaffungswerte, eine 5-Jahresübersicht, die Übergabe der kalkulatorischen Zinsen (steuerbar über frei wählbaren Zinssatz) und eine Versicherungs-/Vermögensaufstellung mit Druckmöglichkeit.
Kostenrechnung
Dieses flexible Controlling-Instrument zeigt auf, wie wirtschaftlich Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Filialen sind.
Die Software sollte sich dabei den Anforderungen jedes Unternehmens anpassen und mit wenigen Klicks aussagekräftige Auswertungen produzieren können. Ein umfangreiches Berichtswesen wie Monats-/ Jahreszusammenstellungen, Kreuztabellen, Kostenartennachweise und Kennzahlen ist unverzichtbar. Zudem vereinfachen automatische Programmabläufe zur komfortablen Handhabung einzelner Kostenstellenrechnungen die Arbeit (Die Verarbeitung sollte tages-, monats- und jahresbezogen möglich sein).
Das Controlling muss die Soll- und Plankosten fest im Griff haben. Deshalb muss die eingesetzte Software zwischen variablen und festen Bereichszuordnungen sowie festen Werten und Abgabestammdaten unterscheiden können. Es sollte auch möglich sein, Kostenstellen bestimmten Bereichen zuzuordnen.
Fazit
Eine leistungsfähige Software für ein perfektes Rechnungswesen im Betrieb muss viele Anforderungen erfüllen. Es geht immer darum, dem Menschen am Computer so viel Arbeit abzunehmen wie möglich – und dabei rasche, übersichtliche und fehlerfreie Ergebnisse zu generieren.
Wichtig und vor allem sehr komfortabel ist auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Modulen des Rechnungswesens. So können Buchungen direkt von der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung oder die Kostenrechnung gesandt werden. Umgekehrt kann die Finanzbuchhaltung automatisiert etwa neu angeschaffte Wirtschaftsgüter in die Anlagenbuchhaltung übergeben.
Die moderne Technik unterstützt Buchhaltung und Controlling sehr effektiv. Was gestern noch manuell abgewickelt werden musste, wird heute schon durch die Maschine erledigt. Den Fachleuten im Unternehmen bleibt mehr Zeit für andere wertschöpfende Arbeiten.
