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Das Rechnungswesen ist ein Herzstück der Unternehmenssteuerung, nichts geht ohne solide Zahlen. Wir sprachen mit Manuela Mindrup und Andreas Stolze. Die beiden Fachleute kennen die Landkarte des deutschen Rechnungswesens bestens – und finden sich auch jenseits der Hauptstraßen zurecht.
Liebe Manuela, lieber Andreas, ihr seid schon viele Jahre im Bereich Rechnungswesen unterwegs. Im Laufe der Zeit seid ihr hier mit vielen Dingen konfrontiert worden. Welche Themen treiben die Unternehmen und euch im Moment besonders um?
Manuela: Das Thema Corona ist auch an uns nicht spurlos vorüber gegangen, wobei das Rechnungswesen nur indirekt betroffen ist. Es gibt Anfragen zu speziellen Auswertungen für die Beantragung von Corona-Hilfen etc. Im vergangenen Jahr kam das große Thema der temporären Mehrwertsteuersenkung hinzu, da hatten wir bis über den Jahreswechsel hinaus eine ziemliche Welle an Anfragen.
Ein komplettes Rechnungswesen für ein Unternehmen erfordert eine funktionierende Finanzbuchhaltung, eine gut abgestimmte Anlagenbuchhaltung und eine leistungsfähige Kostenrechnung. Fangen wir einmal bei der Finanzbuchhaltung an. Welche Kompetenzen braucht eine gute Software und was unterscheidet ein Standard-Angebot von einem wirklich leistungsfähigen Produkt?
Andreas: Immer wichtiger werden Auswertungen für verschiedenste Anforderungen. Heute ist es mit einer Summen- und Saldenliste oder einfachen BWA nicht mehr getan. Banken, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Betriebsprüfer sowie etliche staatliche Stellen möchten unterschiedlichste Daten haben. Ein leistungsfähiges Produkt sollte auf jeden Fall die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung automatisiert zu ELSTER hochladen können. Ferner sollte eine Zusammenfassende Meldung ohne viel Aufwand erstellt werden können – und auch weitere Auswertungen sollten rasch konfigurierbar sein.
Auch die Anlagenbuchhaltung hat ihre Daseinsberechtigung, geht es doch hier um die Bewertung und Verwaltung der Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Welche Features machen eine AfA-Software attraktiv?
Andreas: Neben den amtlichen Ausdrucken wie dem Anlagenspiegel muss der Anwender auch die Möglichkeit haben, weitere Auswertungen zu erstellen, die seine Arbeit mit dem Programm erleichtern. Als Beispiele möchte ich hier die Entwicklung des Anlagevermögens oder ein Vermögensverzeichnis nennen. Zudem muss die Software in der Lage sein, Veränderungen während der Lebensdauer eines Wirtschaftsgutes darzustellen. In adata geschieht dies über so genannte Bewegungsarten, einer Art Buchungsschlüssel. Damit lassen sich per Buchung Stammdaten verändern.
Die Kostenrechnung ist die Basis für ein effizientes Controlling im Unternehmen, Soll- und Plankosten müssen also perfekt dargestellt und ausgewertet werden können. Was zeichnet ein exzellentes Programm für Kostenrechnung aus?
Manuela: Ein exzellentes Programm für die Kostenrechnung zeichnet sich durch seine Anpassungsfähigkeit aus. Eine gute Kostenrechnung wird immer kunden-individuell eingerichtet, um so den Bedürfnissen im Unternehmen gerecht zu werden. Dieser Vorgang kann mehrere Tage dauern. Nur so lassen sich die Betriebsabläufe im Programm abbilden. Erst dann können Auswertungen und Zahlen auf Knopfdruck generiert werden.
Jetzt haben wir die drei Teilbereiche des unternehmerischen Rechnungswesens beleuchtet. Es ist notwendig, dass all diese Module miteinander kommunizieren. Ist das nicht ein starkes Argument für eine Software für Rechnungswesen aus einer Hand?
Manuela: Auf jeden Fall. Grundsätzlich sind Programme aus einer Hand unkomplizierter zu handhaben, da zum einen deren Struktur aufeinander abgestimmt ist, zum anderen keine teuren Sonderprogrammierungen für Schnittstellen notwendig werden. Das verschweigen Drittanbieter bei ihren Verkaufsgesprächen ganz gerne.
Gerade die Finanzbuchhaltung benötigt eine ständige Kommunikation zum Beispiel zur Entgeltabrechnung. Wie können Schnittstellenprobleme ausgeschlossen werden?
Andreas: Die Entgeltabrechnung ist dafür ein sehr gutes Beispiel. Hier gibt es laufend gesetzliche oder sonstige Änderungen, die für jedes Softwarehaus eine große technische und personelle Herausforderung darstellen. Die zuständigen Kollegen müssen einen Blick über den Tellerrand entwickeln, um rechtzeitig zu erkennen, dass auch die FiBu von einer Anpassung betroffen sein könnte.