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Die Tatsache, dass der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI) einen 52 Seiten starken Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz mit dem Titel „Daten nützen – Daten schützen“ herausgegeben hat, zeigt:
Dies Thema ist alles andere als trivial.
Der Untertitel macht das Dilemma deutlich: „Zwischen wirtschaftlicher und persönlicher Abhängigkeit und informationeller Selbstbestimmung“. (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2018/03/Ratgeber-ANDS-2.-Auflage.pdf)
Das fängt bei ganz kleinen Dingen an: z.B. der Geburtstagsliste.
Es ist doch nett, wenn jeder sieht: „Ach, die Manuela hat heute Geburtstag, da gehe ich doch mal hin und gratuliere.“ Vielleicht bekomme ich sogar ein Geschenk. Ich persönlich finde das nett und freue mich über die Aufmerksamkeit, oft backe ich sogar Kuchen und bringe den für die Kollegen mit, so feiern wir ein wenig und alle freuen sich. Ich kenne aber auch Menschen, die finden das ganz scheußlich. Schon die Tatsache, wieder ein Jahr älter geworden zu sein ist schlimm genug und dann den ganzen Tag daran erinnert zu werden? Eine Horrorvorstellung!
Was also tun?
Wir sind uns einig: Das Geburtsdatum gehört zu den personenbezogenen Daten. Für die Speicherung dieser Art von Daten ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. a) DSGVO immer eine Rechtsgrundlage notwendig und die einzig mögliche Grundlage in diesem Zusammenhang ist die freiwillige Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Es gibt keinen zwingenden Grund, die Geburtsdaten der Mitarbeitenden zu veröffentlichen, daher sind Geburtstagslisten nur möglich, wenn Ihre Beschäftigten damit einverstanden sind.
Ein Tipp zum Umgang
Und wenn Sie grad dabei sind, die Geburtstagsliste zu erneuern: Werfen Sie mal einen Blick auf das Datum: Ist es wirklich nötig, dass Geburtsjahr mit aufzunehmen? Auch hier hilft das Gesetz: Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO fordert zur Datenminimierung auf. Um sich auf ein leckeres Stück Kuchen zu freuen und den Kollegen zu gratulieren reicht die Angabe von Tag und Monat. Möchte jemand seinen runden Geburtstag feiern, wird er oder sie sicherlich im Vorfeld darauf aufmerksam machen.