Entgeltunterlagen müssen digital geführt werden

Digitale Unterlagen

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Vielerorts blieb es bisher unbekannt, doch es gilt dennoch: Seit Jahresbeginn müssen ergänzende Dokumente zu den Entgeltunterlagen digital geführt werden. Diese Vorschrift ist als Vorstufe der elektronischen Betriebsprüfung zu sehen, die mit dem Beginn des kommenden Jahres eingeführt wird. Doch um welche Unterlagen geht es genau?

Die genannten ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verzeichnet. Dazu gehören zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen von Studenten, Anträge von geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Nachweise der Elterneigenschaft, Bescheide der gesetzlichen Krankenkassen über die Festsetzung der Versicherungspflicht oder die Erklärung kurzfristig Beschäftigter mit Blick auf weitere kurzfristige Beschäftigungen.

Zur Erfüllung dieser Pflicht sind nicht nur die Arbeitgeber gefragt. Auch Krankenkassen, Finanzämter und andere Behörden müssen die betreffenden Bescheide digital erzeugen und zur Verfügung stellen, ebenso die Arbeitnehmer selbst.

Arbeitgeber können allerdings beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung die Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen bis zum 31.12.2026 formlos beantragen.