Bereits seit 1995 wird bei ADAMS die Software der adata Software GmbH in den Bereichen Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Bestellwesen eingesetzt. Anfang 2007 fand dann die Implementierung des Archivsystems statt.

Geschäftsführer Jörg Banse, bestens vertraut mit den vorhandenen Softwareprozessen, wagte den Schritt in die Richtung papierloses Büro zusammen mit adata.

Wichtig war die Integration einer Standardlösung in die bestehende Softwareinfrastruktur, so dass mit möglichst wenig zusätzlichem Aufwand durch die Mitarbeiter eine optimierte Verschlagwortung und Ablage in das elektronische Archiv erfolgen kann. Durch die Integration von Pflichtfeldern im Archiv ist der Verschlagwortungsfluss adata an Archiv im höchsten Maße gewährleistet. So sind alle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schon beim Druck in das Archiv komplett verschlagwortet. Auch im Bereich Rechnungswesen ist die Verschlagwortung für alle wichtigen Dokumente, wie Journale, BWA, Saldenliste oder Bilanz bereits hinterlegt.

Auf der anderen Seite bietet das Archiv so viel Freiraum, dass zusätzlich jede gewünschte Ablagemöglichkeit durch individuelle Verschlagwortung geschaffen werden kann.

Der Zugriff auf die elektronischen Dokumente kann entsprechend der Fachbereiche im Unternehmen gesteuert werden, indem Zugriffsrechte oder Beschränkungen pro Benutzer oder Gruppe zugewiesen werden. Die größte Bedeutung fällt dabei vorab auf die Planung und Strukturierung des Archives. Hierbei helfen die Spezialisten der adata Software GmbH, die bereits mehrfach wichtige Tips und Hinweise liefern konnten.

Seit der Einführung des Archivsystems kann Ladenbauer Adams alle elektronisch generierten Dokumente komfortabel archivieren. Der Workflow hat sich verbessert, Dokumente müssen nicht mehr kopiert und in unterschiedliche Ordner oder Handakten abgelegt werden. Hier werden erhebliche Kosten und Ressourcen, angefangen bei Papier über Ordner und Schränke bis hin zum Raumbedarf eingespart.

	"Durch die Einführung des Archivsystems konnten wir unsere Arbeitsabläufe optimieren und sparen nach der Einarbeitungsphase viel Zeit..."
Jörg Banse Geschäftsführer ADAMS Laden- und Messebau Leipzig GmbH